Asambleas y votaciones con notario, voto secreto y actas listas

El proceso completo, paso a paso

Así se lleva una asamblea en CondoSoft, desde el borrador hasta la nueva directiva. Cada paso queda registrado en la auditoría.

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   Paso 1: Prepara la asamblea

   La administración crea el borrador con los datos básicos y las reglas de la votación.

   • Título, tipo (ordinaria o extraordinaria), fecha, hora, lugar y hora límite de votación.
   • Modalidad presencial, virtual o mixta.
   • Base del voto y base del quórum: por unidad o por porcentaje de propiedad, cada una por separado, y el quórum requerido en cada convocatoria (primera, segunda y la última, que por defecto es 50 % + 1), según el reglamento de tu condominio.
   • Si se permiten apoderados y si habrá boletas en papel.
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   Paso 2: Designa al notario, al presidente y al secretario

   Eliges un notario ya registrado o registras sus datos (cédula, colegiatura, matrícula, jurisdicción y contacto). CondoSoft le envía una invitación con acceso solo a las asambleas de esa comunidad. El presidente y el secretario de la asamblea pueden ser propietarios vigentes o nombres escritos a mano.

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   Paso 3: Arma el orden del día y las elecciones

   Agregas cada punto y defines cómo se aprueba.

   • Puntos con o sin votación; se aprueban sobre los votos emitidos, los presentes o el total, por mayoría simple, dos tercios, tres cuartos, unanimidad o un porcentaje propio.
   • Elección de administración opcional: empresas postuladas con logo, experiencia y cuota, más la opción de mantener la administración actual.
   • Elección de directiva opcional: por planchas o por candidatos a cada cargo, con fotos. Todos los aspirantes deben ser propietarios vigentes.
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   Paso 4: Registra la convocatoria y convoca

   Anotas la fecha de envío de la convocatoria, los medios usados (periódico, carta certificada, correo, portal, mural o entrega en mano) Al convocar, el sistema revisa que no falte nada, congela las reglas, numera la asamblea del año y te advierte si la convocatoria salió con menos de 3 días de anticipación. Los propietarios con cuenta en el portal reciben un aviso por correo y en el portal con la fecha, el lugar, el notario y hasta cuándo pueden actualizar sus datos y registrar poderes.

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   Paso 5: Padrón abierto: datos, votante y apoderados

   Hasta el cierre del padrón (24 horas antes por defecto), el padrón se mantiene al día.

   • Los propietarios actualizan sus datos y, si la unidad tiene varios titulares, eligen quién vota; los demás reciben un aviso.
   • Registran a su apoderado con el poder y la cédula escaneados (PDF, JPG o PNG); la administración lo acepta o lo rechaza con motivo y el propietario recibe el aviso.
   • La administración descarga el borrador del padrón con marca de agua y puede cerrarlo antes, con confirmación.
   • Al cerrarse, el padrón queda definitivo y los poderes pendientes quedan fuera.
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   Paso 6: Asistencia y quórum el día de la asamblea

   Desde su consola, el notario elige quién asiste por cada unidad (uno de los titulares o el apoderado registrado) y marca la modalidad: presencial o virtual. Solo esa persona vota por la unidad y su nombre figura en las actas. Si alguien llega con un poder de último momento, el notario lo registra ahí mismo. Ve el quórum calculado en vivo y lo valida cuando se alcanza. Una marca se puede anular con motivo si esa unidad todavía no ha votado. Si a la hora no se alcanza el quórum de esa convocatoria, el notario la declara «no celebrada por falta de quórum» y la envía a segunda, tercera o las que siga: la misma asamblea, con el mismo orden del día, solo con nueva fecha; el padrón se reabre y los propietarios reciben el aviso. Desde la tercera también puede levantar la constancia de no celebración en PDF.

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   Paso 7: Boletos, urnas y apertura

   Cada unidad presente recibe un boleto QR de un solo uso; el notario imprime los boletos presenciales en PDF. Genera las urnas (hasta 20 cubículos presenciales y una urna virtual) con códigos que solo él ve, y abre la votación cuando el quórum está validado. Si hace falta más tiempo, prorroga la hora límite con un motivo que queda en el acta.

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   Paso 8: Votación secreta: presencial, en papel o en línea

   Cada unidad vota una sola vez y nadie puede ver qué votó cada quien.

   • Urna presencial: el propietario escanea su boleto QR con la cámara o un lector, marca su boleta en pantalla y confirma.
   • Voto en línea: desde el portal, el propietario entra a la votación con su documento de identidad y la contraseña del portal (y su verificación en dos pasos si la tiene activa). Solo puede votar si el notario lo marcó como presente virtual.
   • Boletas en papel: se marcan A favor, En contra o Abstención y se cuentan al cierre.
   • Al votar, el propietario recibe una confirmación por correo y en el portal, sin el sentido de su voto.
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   Paso 9: Cierre y conteo

   El notario cierra la votación y carga los totales de las boletas en papel, incluidos nulos y en blanco; el sistema no acepta más votos que unidades presentes. CondoSoft suma los votos electrónicos y los de papel y muestra, por cada punto, los votos, los porcentajes y si se alcanzó la mayoría; en las elecciones gana quien tenga más votos y se señalan los empates. Se descarga un PDF de pre-conteo para firmas.

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    Paso 10: Conformidad y actas

    El notario registra la conformidad del notario, del presidente y del secretario y completa la asamblea. Se generan en PDF el acta de la asamblea y el informe de resultados para los propietarios, y los borradores del acta notarial de comprobación y de la compulsa para la administración. Todo queda en la biblioteca de documentos de la comunidad, en la categoría Actas.

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    Paso 11: Resultados y nueva directiva

    Los propietarios reciben los resultados por correo con el PDF adjunto y los ven en el portal, siempre agregados. Si se eligió directiva, la plancha o los candidatos ganadores pasan a ser la directiva vigente, la anterior se da por terminada y todos los propietarios reciben un aviso con la foto, el cargo, la unidad y el teléfono de cada miembro.