Módulo de CondoSoft
Proveedores y compras con aprobaciones claras
Lleva el directorio de proveedores de cada comunidad, compara cotizaciones, aprueba las órdenes según el monto, recibe lo comprado, registra las facturas y paga con su asiento contable.
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Vista ilustrativa con datos de ejemplo.
Qué incluye
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Directorio de proveedores
Por comunidad, con RNC o cédula validados, categoría y datos bancarios cifrados que otra persona debe verificar antes de pagar por transferencia.
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Documentos con vencimiento
Pólizas, contratos, certificaciones fiscales y licencias con aviso diario por correo de los que están por vencer.
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Solicitudes y cotizaciones
Solicitud con su partida de gasto, cotizaciones con archivo adjunto, comparación y adjudicación.
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Órdenes de compra
Aprobación según los montos que configures: automática, por una persona o por dos. Quien solicita nunca aprueba.
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Recepción y facturas
Recepción parcial o total, y factura del proveedor con NCF validado que crea la cuenta por pagar.
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Pagos y lotes de pago
Registro del pago desde banco o caja con su asiento, pagos en lote aprobados por otra persona y reversos con doble control.
Una compra, paso a paso
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Paso 1: Solicita
Registras la solicitud de compra con su partida de gasto y el monto estimado.
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Paso 2: Cotiza y adjudica
Cargas una cotización por proveedor con su archivo, las comparas y adjudicas la mejor.
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Paso 3: Aprueba la orden
La orden se aprueba según el monto: hasta el límite automático no requiere aprobación, luego una persona y, desde el umbral mayor, dos personas distintas de quien solicitó.
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Paso 4: Recibe
Registras la recepción parcial o total, por valor o por cantidades.
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Paso 5: Registra la factura
La factura, con su NCF, no puede superar lo pendiente de la orden y crea la cuenta por pagar con su asiento.
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Paso 6: Paga
Registras el pago ya realizado desde una cuenta bancaria o caja con saldo suficiente; la factura queda saldada.
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Quién lo usa
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Administrador de comunidad
Gestiona proveedores, solicitudes, cotizaciones y facturas, sin aprobar órdenes.
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Contabilidad
Registra facturas y pagos a proveedores.
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Aprobador financiero
Aprueba órdenes y verifica los datos bancarios de los proveedores.
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Directiva
Consulta las compras de su comunidad.
Beneficios para tu administradora
- Cada peso gastado tiene solicitud, cotización, aprobación, factura y pago.
- Sabes cuánto debes, qué vence en 7 días y la antigüedad de cada factura.
- Ejecución presupuestaria: presupuestado, ejecutado, comprometido y disponible.
- Exporta las cuentas por pagar a CSV o Excel.
Controles y seguridad
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Aprobación por monto
Reglas por comunidad y moneda; quien solicita nunca aprueba y los montos altos exigen dos personas.
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Datos bancarios protegidos
Cifrados, se cambian volviendo a escribir la contraseña y no se usan hasta que otra persona los verifica.
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Auditoría
Aprobaciones, pagos, reversos y cambios de datos bancarios quedan registrados.
Para que lo sepas desde el principio
- El pago a proveedores se registra en CondoSoft una vez hecho en tu banco: CondoSoft no ejecuta transferencias bancarias.
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