Módulo de CondoSoft
Traspaso de administración sin perder un solo dato
Cuando la asamblea elige una nueva administradora, entrega la comunidad completa dentro de CondoSoft: unidades, personas, finanzas, contabilidad, proveedores, asambleas y documentos, sin que la nueva administración tenga que volver a cargar nada.
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Vista ilustrativa con datos de ejemplo.
Qué incluye
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Destino por RNC o invitación
Si la nueva administradora ya usa CondoSoft, la buscas por RNC o correo exactos; si no, le envías una invitación con un código.
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Verificación previa
Antes de continuar, CondoSoft revisa cajas abiertas, aprobaciones pendientes, asambleas en votación y los límites del plan de la nueva administradora.
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Documentos en PDF
Acta de traspaso, anexo de inventario y constancia de recepción y aceptación, listos para imprimir y firmar.
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Firma en papel y escaneados
Se firman en persona y se suben escaneados; cada archivo queda con quién lo subió, fecha y huella digital.
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Traslado verificado
Todo se mueve en una sola operación y se comparan conteos, saldos y archivos antes y después; ante cualquier diferencia, no se aplica nada.
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Aviso a los propietarios
Al completar, los propietarios reciben los datos de la nueva administración y encuentran el acta firmada en el portal.
El traspaso, paso a paso
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Paso 1: Inicia el traspaso
El titular de la administradora saliente pulsa "Transferir a nueva administración" en la ficha de la comunidad e indica la asamblea que eligió a la nueva administradora.
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Paso 2: Elige el destino
Busca a la nueva administradora por RNC o correo, o la invita por correo con un enlace válido por 30 días y un código para vincular el traspaso al registrarse.
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Paso 3: Resuelve los pendientes
La verificación previa bloquea el traspaso si hay turnos de caja abiertos, aprobaciones pendientes, trabajos en curso, asambleas en votación o si el plan de destino no alcanza. Algunas advertencias piden confirmación expresa.
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Paso 4: Genera los documentos y agenda la firma
CondoSoft genera el acta, el anexo de inventario y la constancia. Registras la fecha y el lugar de la reunión de firma, y se avisa a la nueva administración y al presidente del consorcio.
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Paso 5: Firma y sube los escaneados
Las dos administradoras y el presidente firman en papel. La administradora saliente sube el acta, el anexo, la constancia y la cédula del presidente, y envía el traspaso.
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Paso 6: La nueva administradora acepta
Su titular revisa, descarga y acepta confirmando su contraseña, o rechaza con un motivo para que se corrija y se reenvíe.
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Paso 7: Se trasladan los datos
CondoSoft mueve toda la comunidad, copia los archivos verificándolos y compara el antes y el después. Los propietarios, residentes, inquilinos, la directiva y el notario conservan su acceso; el personal de la administradora saliente deja de tenerlo.
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Paso 8: Todos quedan informados
Los propietarios reciben el aviso, ambas administradoras la confirmación, y la saliente descarga un paquete ZIP con los documentos y los libros contables en CSV.
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Quién lo usa
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Titular de la administradora saliente
Es el único que inicia, prepara, envía o cancela el traspaso.
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Titular de la nueva administradora
Es el único que acepta o rechaza el traspaso.
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Presidente del consorcio y propietarios
El presidente firma los documentos; los propietarios reciben el aviso y el acta en el portal.
Beneficios para tu administradora
- La nueva administración recibe el historial completo, sin volver a cargar datos.
- Los propietarios no pierden su acceso ni su historial de pagos.
- Saldos y archivos verificados antes y después del traslado.
- Un expediente del traspaso con actas firmadas y paquete de archivo.
Controles y seguridad
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Solo los titulares
Solo el titular de cada administradora actúa, y la aceptación exige volver a escribir la contraseña.
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Todo o nada
Si al comparar el antes y el después aparece cualquier diferencia, el traspaso se revierte por completo y se puede reintentar.
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Auditoría en ambas empresas
Cada paso queda registrado en las dos administradoras.
Para que lo sepas desde el principio
- La firma de los documentos es en papel; CondoSoft no usa firma digital en el traspaso.
- Los alquileres no se trasladan: los inmuebles y contratos se quedan con la administradora que tiene el mandato del propietario.
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