«Yo no sabía que ya había vencido.» Cualquier administradora ha oído esa frase decenas de veces, casi siempre de la misma media docena de unidades. Y es verdad a medias: mucha gente no se acuerda hasta que alguien le escribe. El problema es que ese alguien suele ser usted, un domingo por WhatsApp, con la lista de morosos abierta en una hoja de cálculo que ya nadie sabe si está al día.
La mayoría de los atrasos no son mala fe. Son olvido, desorden o un pago que se hizo y nadie registró. Un buen sistema de avisos resuelve esos casos y le deja tiempo para los pocos que de verdad requieren gestión de cobro.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Lo que dice la ley y lo que decide la asamblea
La obligación de pagar no la inventa la administradora. Cada propietario está obligado a contribuir a las cargas de conservación, mantenimiento, reparación y administración de las cosas comunes, en la proporción que fija el reglamento registrado (Ley 5038, art. 4). Los gastos ordinarios se hacen según el presupuesto que aprueban cada año los propietarios, y la cuota de cada uno consta en el acta de la asamblea que lo aprueba (art. 32). El administrador, salvo que el reglamento diga otra cosa, puede constreñir a cada interesado al cumplimiento de sus obligaciones (art. 14).
La ley también da una garantía fuerte: el privilegio sobre la unidad por las cuotas adeudadas (art. 18), cuyo procedimiento exige una declaración del administrador con comprobantes, su fijación por la asamblea y la notificación por alguacil (art. 33, en la redacción de la Ley 108-05, art. 124). Ese camino es serio y costoso; lo explicamos en cuotas atrasadas y cobro legal. Los recordatorios existen para no tener que llegar ahí.
Lo que la Ley 5038 no regula es el recargo por mora. Si su condominio cobra un porcentaje por pago tardío, esa regla debe salir del reglamento o de una decisión de asamblea documentada en acta; es nuestra interpretación y conviene no aplicar un recargo que nadie aprobó. Revise su texto con la guía sobre el reglamento del condominio.
Un detalle que evita discusiones: cuando un propietario debe varias cuotas y paga una parte, el Código Civil dice que, si el recibo no indica a qué deuda se aplica, se imputa a la vencida que más le convenía pagar al deudor y, entre deudas iguales, a la más antigua (Código Civil, arts. 1253 y 1256). Por eso importa que cada pago se aplique a cuotas concretas y quede en un recibo.
Un calendario de avisos que funciona
No hace falta inventar nada. Tres momentos cubren casi todo:
- Unos días antes del vencimiento. Es el aviso más útil: llega a quien sí quiere pagar y se le pasa.
- El día que vence. Corto, sin tono de reclamo.
- Después del vencimiento, a intervalos crecientes: por ejemplo a los 5, 15 y 30 días. A partir del segundo aviso, el mensaje debe mencionar el saldo total y ofrecer una salida, como un acuerdo de pago.
Ejemplo hipotético. La señora del 3B paga siempre el día 20, aunque la cuota vence el 15. Con un aviso tres días antes, lo más probable es que pague a tiempo sin que nadie la llame. El 7C, en cambio, lleva tres meses sin pagar: para ese caso el recordatorio no basta, hace falta conversar y quizá dividir la deuda en cuotas.
La junta debe conocer el calendario de avisos y el texto base. Si el reglamento prevé un recargo, el aviso de mora tiene que decirlo con la misma regla aprobada, sin amenazas que el consorcio no pueda cumplir.
Cómo se configura en CondoSoft
En CondoSoft los recordatorios automáticos vienen desactivados y cada comunidad decide si los usa. Se activan en Finanzas › Configuración, en la tarjeta «Recordatorios de pago»: se marca «Enviar recordatorios automáticos de cuotas», se indican los días de aviso previo (de 0 a 15), si se avisa el mismo día del vencimiento y hasta cuatro umbrales de atraso, por ejemplo 5, 15, 30.
En la misma pantalla está la tarjeta «Recargo por mora (opcional)»: un porcentaje sobre el saldo vencido y unos días de gracia. Solo se aplica a los cargos que vencen después de activarlo, una vez por cargo y sin recargo sobre recargo. Actívelo únicamente si su reglamento o su asamblea lo aprobaron.
A partir de ahí, una tarea diaria revisa los saldos cada mañana, a las 6:10 AM, hora de Santo Domingo. Primero aplica los pagos, los recargos y los acuerdos, y al final envía los avisos, así nadie recibe un reclamo por una cuota que ya pagó ayer. Cada unidad recibe un solo correo por día con todos sus cargos pendientes y el total por moneda: los saldos en pesos y en dólares se muestran por separado y nunca se suman. Los titulares con acceso al portal lo ven además en la campana de notificaciones.
Cada envío queda en Finanzas › Cargos › Recordatorios, con la fecha, la unidad, el tipo de aviso, los cargos incluidos, el saldo avisado, los destinatarios y quién lo mandó (el sistema o una persona). Cuando un propietario dice que nunca le llegó nada, ahí está la respuesta.
Para un caso puntual, en la ficha de la unidad o en su «Estado de cuenta» está el botón Enviar recordatorio, que manda el saldo abierto completo. Se permite uno por unidad y día.
Cuando la deuda ya pesa, en Finanzas › Acuerdos de pago › Nuevo acuerdo se divide el saldo de la unidad en 2 a 36 cuotas mensuales iguales. El sistema lleva el seguimiento y avisa si una cuota del acuerdo se vence. Mientras el acuerdo está vigente, esa unidad no recibe avisos de mora, pero sí los de «por vencer».
Para la reunión con la junta, el reporte «Morosidad por antigüedad» (en Finanzas › Reportes) reparte el saldo vencido de cada unidad en tramos de 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Es la lista que usted necesita para decidir con quién hablar primero.
Lo que conviene saber antes de activarlo
- Solo correo y portal. No hay SMS ni WhatsApp. Si un propietario no tiene correo registrado, el aviso queda en el historial con cero destinatarios: actualice los datos de contacto antes de activar los avisos.
- Los textos son fijos. No se editan desde la pantalla, y tampoco se elige la hora de envío.
- No hay envío masivo manual del tipo «mandar a todos los morosos ahora». El envío masivo es el automático.
- Un titular no puede darse de baja de los avisos desde su cuenta; solo la comunidad puede desactivarlos.
- El recargo por mora es un solo porcentaje por cargo vencido, no un interés mensual, y los acuerdos de pago no calculan intereses.
Los avisos reducen el olvido, pero no reemplazan una cuota bien calculada y aprobada. Si todavía está armando el presupuesto, empiece por presupuesto, cuotas y fondo de reserva.
¿Quiere comprobar cómo se verían los avisos con los saldos de su comunidad? La prueba gratis de 14 días le permite configurarlos y revisar el historial antes de decidir.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958 (versión con notas de las modificaciones de la Ley 108-05). Arts. 4, 14, 18 y 32. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Normativa de la Jurisdicción Inmobiliaria, 3.ª ed., marzo de 2011. Ley 108-05, art. 124 (redacción vigente del art. 33 de la Ley 5038). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Download/51-07.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Registro Inmobiliario. Código Civil de la República Dominicana, edición de 2007. Arts. 1253-1256. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Codigos/Codigo_Civil_RD.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
