Es una escena repetida en muchas asambleas: un propietario se levanta, dice que lleva un año pagando y que no sabe en qué se usa su dinero, y a partir de ahí la reunión deja de tratar el punto del día. Casi nunca hay un robo detrás. Hay meses de silencio, un grupo de mensajería donde circulan rumores y una administración que presenta las cuentas una vez al año, en bloque, cuando ya nadie confía.
El informe mensual existe para que ese momento no llegue.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Por qué cada mes y no una vez al año
La ley no fija la periodicidad. La Ley 5038 pone a cargo del administrador los libros de contabilidad y "los documentos y comprobantes de los gastos" (Ley 5038, art. 29), y los gastos ordinarios siguen el presupuesto que aprueban cada año los propietarios (art. 32). Interpretación: si al administrador se le aplican las reglas del mandato, tiene la obligación de "dar cuenta de su gestión" (Código Civil, art. 1993). Cuántas veces al año y con qué formato lo dicen el reglamento, el contrato de administración o lo que acuerde la asamblea. Lo desarrollamos en rendición de cuentas del administrador.
Hacerlo cada mes es, entonces, buena práctica, y tiene una razón muy concreta: un problema de un mes se explica en dos líneas; doce meses de problemas acumulados no se explican en una asamblea.
Qué debe traer un buen informe
No hace falta un documento de veinte páginas. Hace falta que un propietario sin formación contable entienda, en cinco minutos, cinco cosas:
- Cuánto se cobró en el mes, y qué porcentaje de lo facturado representa.
- Cuánto se gastó y en qué, por categoría y por proveedor, con el detalle a mano para quien lo pida.
- El resultado del mes: cobrado menos gastado, aunque sea negativo.
- Cuánto hay disponible en cada cuenta y caja, con el fondo de reserva identificado aparte.
- Cuánto se debe, el total vencido y cuántas unidades están atrasadas.
Si el condominio maneja pesos y dólares, cada moneda va por separado. Sumarlas sin decir qué tasa se usó y de qué fecha solo genera preguntas.
Y un punto de privacidad que muchos pasan por alto: el informe que circula entre todos los propietarios no debería llevar nombres de deudores. La Ley 172-13 exige que los datos sean "adecuados, pertinentes y no excesivos" para su finalidad (art. 5, num. 8). Para que la comunidad entienda la morosidad bastan los códigos de unidad y los montos. El cobro individual tiene su procedimiento, que explicamos en cuotas de mantenimiento atrasadas.
Un mes en rojo, contado a tiempo
Veamos un ejemplo que sale de la demostración de CondoSoft, con datos inventados. En agosto, la comunidad hipotética cobró el 83.4 % de lo facturado. La nómina del personal y los aportes patronales se pagaron completos, como corresponde. El resultado del mes fue de −RD$29,517.
Ese número asusta si aparece de sorpresa en diciembre. Presentado en septiembre, junto con el desglose, cuenta otra historia: sueldos y aportes patronales suman más del 80 % del gasto, el resto son servicios, mantenimiento y partidas pequeñas, y lo que faltó fue cobranza. La nómina no se puede dejar de pagar porque haya unidades atrasadas.
Con esa información la conversación cambia. En lugar de "¿dónde está el dinero?", la pregunta pasa a ser "¿qué hacemos con las unidades atrasadas?" o "¿hay que revisar la cuota?". Para lo segundo, vea presupuesto, cuotas y fondo de reserva. Y si parte de ese gasto es la nómina, las obligaciones que la acompañan están en RNC, impuestos y empleados.
Un informe honesto no siempre trae buenas noticias. Lo que hace es que las malas lleguen temprano, cuando todavía hay margen para decidir.
Cómo hacerlo en CondoSoft
El informe mensual a propietarios se arma solo con lo que ya está registrado en el sistema, así que no hay que copiar cifras a otro documento.
El borrador llega el día 1
El día 1 de cada mes, a las 6:30 AM hora de Santo Domingo, CondoSoft deja listo el borrador del mes anterior para cada comunidad. No lo envía ni lo publica. Eso lo decide siempre una persona.
Revisar, generar y descargar
En Finanzas › Reportes, la tarjeta Informe mensual a propietarios lleva a la pantalla del informe. Se elige el mes y se revisan los indicadores: cobrado, gastado, resultado, disponible, cobranza y total adeudado, cada moneda aparte. Con Generar informe se rehace el borrador con las cifras al día, y con Descargar PDF se revisa antes de enviarlo.
El PDF trae una sección por moneda con los indicadores, el disponible por cuenta (las cuentas bancarias aparecen solo con sus últimos cuatro dígitos y el fondo de reserva marcado), los gastos por categoría, por proveedor y en detalle, los cobros del mes y las unidades con saldo vencido. Al pie aclara que, por privacidad, solo muestra códigos de unidad, sin nombres ni documentos.
Enviar y publicar
Enviar a propietarios y guardar en Documentos regenera el PDF con las cifras de ese momento, lo publica en la biblioteca de documentos de la comunidad para los propietarios y avisa a los titulares vigentes: a quien tiene cuenta del portal, en la campana y por correo; a quien solo tiene correo registrado, por correo con el PDF adjunto. Si hay que corregir algo y reenviarlo, el sistema pide confirmarlo y guarda una versión nueva del mismo documento, sin duplicarlo.
En la misma sección de Reportes hay otros once reportes exportables a CSV, Excel o PDF, como la morosidad por antigüedad, los gastos detallados o las unidades con deuda, para quien quiera ir más allá del resumen.
Lo que el informe no hace
- No se envía solo. El borrador sí es automático; la decisión de publicarlo, no.
- Es uno solo para toda la comunidad. No es un estado de cuenta por propietario; ese existe aparte, en el portal.
- No admite notas ni texto libre en el PDF, ni secciones personalizadas. Si quiere explicar un mes en rojo, hágalo en un comunicado que acompañe el envío.
- Depende de lo registrado. Un gasto que no está asentado o un pago sin verificar no aparecen.
- Solo avisa a los titulares, no a residentes ni inquilinos.
Para empezar este mismo mes
Si ya lleva la cobranza y los gastos en CondoSoft, el informe de este mes está a tres clics. Si no, la prueba gratis de CondoSoft dura 14 días: alcanza para cargar un mes real y ver cómo lo recibirían sus propietarios. Y si la comunidad acaba de cambiar de administración, el primer informe es la mejor carta de presentación; en cómo cambiar de administradora sin perder el historial explicamos cómo llegar a ese punto con los números completos.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 29 y 32. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Registro Inmobiliario. Código Civil de la República Dominicana, edición de agosto de 2007. Art. 1993 (mandato). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Codigos/Codigo_Civil_RD.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026). Su aplicación al administrador es una interpretación, no una disposición expresa de la Ley 5038.
- Superintendencia de Bancos. Ley núm. 172-13 que tiene por objeto la protección integral de los datos personales, 13 de diciembre de 2013. Art. 5, num. 8. https://sb.gob.do/media/4i1ploou/ley17213.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
