La asamblea votó, la nueva administradora empieza el primero del mes y la saliente promete entregar "todo". Tres semanas después, alguien pregunta cuánto debe el 4B desde 2024 y nadie lo sabe con certeza. Los estados de cuenta vinieron en un Excel sin los pagos parciales, las actas están en un correo que ya no existe y los recibos quedaron en el sistema de la empresa anterior.
Cambiar de administradora es normal. Perder la historia del condominio en el camino no debería serlo.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Qué obliga a entregar
La Ley 5038 pone a cargo del administrador "los registros de actas del consorcio, los libros de contabilidad y los documentos y comprobantes de los gastos" (Ley 5038, art. 29). Sus poderes se revocan "de la misma manera en que éstos fueron otorgados" (art. 14): si lo nombró la asamblea, lo sustituye la asamblea.
Interpretación. Si se aplican al administrador las reglas del mandato del Código Civil, el saliente tiene que dar cuenta de su gestión y entregar lo recibido por su poder (Código Civil, art. 1993), y el nombramiento de un nuevo mandatario revoca al anterior desde que se le notifica (art. 2006). Lo tratamos con más detalle en cómo contratar o cambiar de administrador, que incluye una tabla de inventario de entrega, y en rendición de cuentas del administrador.
Hay un tercer punto que se olvida: los datos. Las dos empresas manejan información personal de propietarios y residentes. La Ley 172-13 exige medidas de seguridad sobre esos datos (art. 5, num. 5) y un deber de secreto que sigue después de terminada la relación (art. 5, num. 6). Enviar la base de propietarios por un chat no parece la mejor forma de cumplirlo.
Cómo se resuelve bien, con o sin sistema
Una entrega ordenada tiene cuatro piezas.
- Un corte. Una fecha a partir de la cual la nueva administración responde. Todo lo anterior es de la saliente.
- Nada a medias el día del corte. Pagos sin verificar, cheques sin aprobar, cajas abiertas. Si se cierran antes, la entrega es limpia; si no, cada partida pendiente se lista.
- Un acta y un inventario firmados. Partes, fecha efectiva, qué se entrega, saldos por cuenta y por unidad. Firmados por la saliente, la entrante y quien represente al consorcio.
- El traslado de la información, que es donde casi siempre se pierde algo, porque exportar a hojas de cálculo y volver a cargar deja fuera los pagos parciales, los adjuntos y el historial.
Cómo hacerlo en CondoSoft
Si las dos administradoras usan CondoSoft, o si la entrante se registra para recibirla, la comunidad completa pasa de una cuenta a la otra: unidades y porcentajes, propietarios, cargos, pagos, recibos, cuentas, contabilidad, documentos, asambleas, mantenimiento, empleados y nómina. No se exporta ni se vuelve a cargar nada. Solo los titulares de las dos empresas pueden operar el traspaso.
Paso 1: destino, asamblea y firmantes
En Estructura › Propiedades, la administradora saliente pulsa Transferir a nueva administración. Busca la empresa que recibe por RNC o correo, o le envía una invitación si todavía no es cliente. Elige la asamblea de referencia, que debe estar completada y haber elegido la administración, o indica un motivo si no la hubo. Completa la fecha efectiva y los tres firmantes: responsable saliente, responsable entrante y presidente del consorcio.
El sistema no decide el cambio: solo toma como referencia la asamblea que ya lo decidió. Si todavía no la han convocado, vea cómo organizar una asamblea.
Paso 2: verificación previa
Antes de generar ningún papel, CondoSoft revisa que no haya operaciones a medias. Bloquean el traspaso, entre otras cosas, los turnos de caja abiertos, los cargos o reversos pendientes de aprobación, una asamblea en votación o en pre-conteo y un plan de la empresa destino que no admita las unidades o el espacio de la comunidad. Otras situaciones piden que marque «Entiendo y confirmo»: pagos reportados por verificar, asambleas convocadas e inmuebles de alquiler vinculados.
Sobre esa última advertencia, un punto que conviene explicar a los propietarios que alquilan: los inmuebles de alquiler no se trasladan. El mandato de alquiler es entre cada propietario y la empresa, así que los contratos y reparaciones de alquiler se quedan con la administradora saliente, desvinculados de la comunidad. Si el dueño quiere que la nueva lleve también su alquiler, eso es un acuerdo aparte.
Pasos 3 a 5: documentos, firma en papel y envío
El sistema genera en PDF el acta de traspaso, un anexo de inventario (unidades y porcentajes, titulares, saldos por cuenta y caja, cuentas por cobrar por moneda sin sumar pesos y dólares) y una constancia de recepción. Los tres llevan la huella del inventario.
No hay firma digital. Se convoca una reunión de firma desde el sistema, que avisa por correo qué llevar: el sello de cada empresa y la cédula del presidente. Allí se firma y sella en papel, y después la saliente sube los escaneados del acta, del anexo y de la constancia, más la cédula del presidente, que solo ven los titulares de las dos empresas.
Paso 6: aceptación
La entrante revisa el inventario al corte y los escaneados, confirma su contraseña, indica su responsable y sus contactos, y acepta o rechaza con un motivo.
Al ejecutarse, el sistema compara conteos, saldos y archivos antes y después; si algo no cuadra, revierte todo. Los propietarios reciben un aviso con los datos de la nueva administración y ven los documentos firmados en su portal. La saliente recibe un paquete de archivo con los documentos, el diario, los saldos y los cargos abiertos, porque la comunidad desaparece de su cuenta y su personal pierde el acceso.
Lo que no hace el traspaso
- No mueve el dinero real. Cambiar las firmas en el banco, entregar chequeras, llaves y sellos ocurre fuera del sistema; el acta solo lo deja escrito.
- No traslada los alquileres ni la bitácora de auditoría de la saliente.
- No mueve parte de una comunidad ni fusiona dos.
- Una vez completado, no se deshace.
- En comunidades muy grandes toma su tiempo: en una prueba con 2,000 unidades, generar los documentos tardó alrededor de tres minutos.
Si la nueva administradora viene de otro sistema
El traspaso funciona entre cuentas de CondoSoft. Si la comunidad llega desde otro programa, lo que se puede traer depende de lo que ese programa permita exportar. Para ese caso existe una oferta de migración vigente hasta el 31 de diciembre de 2026: 50 % de descuento durante 6 meses en los planes Esencial, Profesional y Empresarial, sujeta a la aprobación de CondoSoft.
Y si solo quiere ver cómo se ve el proceso por dentro antes de proponerlo en la asamblea, la cuenta de prueba de CondoSoft dura 14 días y no pide tarjeta. Después del cambio, el primer informe mensual a los propietarios es buena ocasión para mostrar que la historia llegó completa.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 14 y 29. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Registro Inmobiliario. Código Civil de la República Dominicana, edición de agosto de 2007. Arts. 1993 y 2006 (mandato). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Codigos/Codigo_Civil_RD.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026). Su aplicación al administrador es una interpretación.
- Superintendencia de Bancos. Ley núm. 172-13 que tiene por objeto la protección integral de los datos personales, 13 de diciembre de 2013. Art. 5, nums. 5 y 6. https://sb.gob.do/media/4i1ploou/ley17213.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
