Cambiar de administrador suele decidirse en una sola asamblea, pero sus efectos se sienten durante meses si la transición se improvisa: cuentas bancarias con firmas del administrador saliente, contraseñas que nadie conoce, contratos que vencen sin que nadie lo note o expedientes de cobro que desaparecen. La mayoría de esos problemas se evitan con dos documentos bien hechos: el contrato de administración y el acta de entrega.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Tres papeles que no conviene confundir
- La asamblea del consorcio decide. Nombra y revoca al administrador, aprueba el presupuesto y autoriza las demandas (Ley 5038, arts. 14, 15 y 32).
- El administrador ejecuta. Representa al consorcio frente a terceros y ante los tribunales (arts. 9 y 15), cumple las decisiones de la asamblea, conserva las cosas comunes y custodia las actas, la contabilidad y los comprobantes (arts. 14 y 29). Puede ser una persona o una empresa.
- Otros órganos del reglamento, como una junta directiva, un comité de vigilancia o un presidente, existen solo si el reglamento o la asamblea los crean, y tienen las funciones que esos documentos les den. La Ley 5038 no los regula. Una directiva no sustituye a la asamblea en las decisiones que la ley le reserva a esta.
Conviene revisar primero el reglamento registrado: debe indicar el sistema de administración y el esquema de remuneración del administrador (Ley 5038, art. 21, num. 4; Reglamento General de Registro de Títulos, art. 122, literal f). Si su reglamento tiene reglas especiales para nombrarlo, se aplican, salvo que contradigan la ley. Para revisar ese documento, vea el reglamento de condominio.
Nombramiento, revocación y administrador judicial
- Nombramiento. Lo hace el consorcio en asamblea debidamente convocada. Qué mayoría se exige y cómo se cuenta lo explicamos en cómo organizar una asamblea y en qué puede decidir la asamblea.
- Revocación. "Los poderes del administrador serán revocados de la misma manera en que éstos fueron otorgados" (art. 14). Si lo nombró la asamblea, lo revoca la asamblea.
- Falta de administrador. Cualquier propietario puede pedir al juez de paz de la jurisdicción que designe un administrador judicial, citando a todos los interesados (art. 13). El nombramiento posterior de un administrador por el consorcio revoca de pleno derecho al judicial (art. 14).
- Gastos urgentes sin administrador. Un propietario puede hacer los gastos necesarios para conservar o reparar las cosas comunes, con derecho a reembolso, si avisa antes a los demás y nadie se opone (art. 16).
Interpretación. El Código Civil permite al mandante revocar el mandato "cuando le parezca oportuno" (art. 2004) y considera revocado al anterior mandatario desde que se le notifica el nombramiento de uno nuevo (art. 2006). La revocación no borra lo que se haya pactado en el contrato de servicios: preaviso, penalidades u honorarios pendientes. Por eso la salida debe revisarse junto con el contrato, preferiblemente con un abogado.
Qué incluir en el contrato de administración
La ley no trae un contrato modelo. Estas cláusulas son buena práctica y deben ajustarse al reglamento:
- Funciones concretas: cobro, pagos, contabilidad, supervisión del personal y de los suplidores, mantenimiento, convocatorias y actas.
- Poderes y límites: qué actos puede hacer solo, hasta qué monto puede gastar sin aprobación y qué requiere la firma de dos personas. Recuerde que un mandato en términos generales solo comprende actos de administración (Código Civil, art. 1988), y que el mandatario no puede exceder lo que se le encargó (art. 1989).
- Reparaciones: la ley permite al administrador ordenar las "reparaciones menudas" sin autorización y las demás solo en caso de urgencia, avisando de inmediato a los propietarios (Ley 5038, art. 29). Defina qué se entiende por "menuda" en su condominio, por ejemplo con un tope en RD$.
- Honorarios: monto, forma de ajuste, qué gastos se reembolsan y cuáles están incluidos. La remuneración debe ajustarse a las bases del reglamento (arts. 14 y 21).
- Informes: qué se entrega cada mes y al cierre del año. Vea rendición de cuentas del administrador.
- Conflictos de interés: obligación de declarar por escrito cualquier vínculo con suplidores, contratistas o propietarios, y de abstenerse en esas contrataciones.
- Cuentas bancarias: siempre a nombre del consorcio y nunca en cuentas personales ni de la empresa administradora.
- Personal: quién es el empleador de los conserjes y del personal de seguridad, porque eso define las obligaciones laborales y ante la TSS. Lo tratamos en RNC, impuestos y empleados.
- Datos personales: la administradora trata datos de propietarios y residentes. La Ley 172-13 exige medidas de seguridad (art. 5, num. 5) y un deber de secreto que subsiste después de terminada la relación (art. 5, num. 6).
- Duración, terminación y entrega: preaviso, causas de terminación y la obligación de entregar el inventario completo en una fecha fija.
Cómo evaluar la gestión antes de decidir
Antes de llevar un cambio a la asamblea, revise hechos comprobables:
- puntualidad y calidad de los informes;
- conciliaciones bancarias al día;
- evolución de la morosidad;
- cumplimiento del presupuesto;
- tiempos de respuesta a las solicitudes de mantenimiento;
- vencimientos de contratos y pólizas atendidos a tiempo.
Si el problema es de comunicación y no de gestión, a veces basta con ajustar el contrato. Si se decide el cambio, conviene que la convocatoria lo diga expresamente en la agenda y que el acta recoja la fecha de terminación y el plazo de entrega.
Inventario de entrega
Lo ideal es un acta de entrega firmada por el administrador saliente, el entrante y un representante de la directiva o de la asamblea, con copia en el archivo del consorcio. El Código Civil obliga al mandatario a dar cuenta de su gestión y a entregar lo recibido por su poder (art. 1993); la lista siguiente es una buena práctica para hacerlo verificable.
| Rubro | Qué entregar | Cómo verificarlo |
|---|---|---|
| Cuentas bancarias | Estados de cuenta al día de corte y conciliaciones de los últimos meses | El saldo coincide con el banco. Se cambian las firmas autorizadas ante el banco |
| Efectivo | Caja chica y recibos pendientes | Arqueo el día de la entrega, con acta |
| Saldos por unidad | Estado de cuenta de cada unidad y antigüedad de saldos | La suma coincide con las cuentas por cobrar del balance |
| Cuentas por pagar | Facturas pendientes y vencimientos | Se confirman con los suplidores principales |
| Fondo de reserva | Saldo, cuenta donde está y movimientos del año | Estado bancario |
| Libros y actas | Registro de actas, contabilidad, comprobantes de gastos (art. 29) | Índice de actas firmado |
| Contratos | Seguridad, limpieza, ascensores, planta, seguros, con fechas de vencimiento | Copia de cada contrato y de la póliza vigente |
| Expedientes | Cobros en curso, acuerdos de pago, demandas, reclamaciones a seguros | Lista con el estado de cada caso y el abogado a cargo |
| Llaves y controles | Llaves maestras, cuartos técnicos, cisterna, azotea, portones, controles remotos, tarjetas | Inventario numerado; se cambian las cerraduras o códigos críticos |
| Credenciales | Banca en línea, correo del condominio, redes sociales, portales de servicios, software de gestión, cámaras, alarmas, DGII y TSS | Se cambian todas las contraseñas el día de la entrega y se revocan los accesos del saliente |
| Obligaciones públicas | RNC, declaraciones presentadas, planilla del Ministerio de Trabajo, pagos a la TSS | Constancias de estar al día |
| Personal | Contratos, expedientes y vacaciones pendientes del personal del condominio | Firma de recibido |
| Garantías y planos | Garantías de equipos, planos, manuales, historial de mantenimiento | Lista de documentos |
Un punto que suele olvidarse son los representantes ante las instituciones. La TSS, por ejemplo, pide para registrar un condominio como empleador la cédula de quien preside, la del responsable del acceso al sistema SUIR y copia de la última asamblea sellada por el ayuntamiento, además de un acto notarial si se designa a un tercero para la gestión (TSS, requisitos de registro de organizaciones sin fines de lucro). Si esas personas cambian con la nueva administración, hay que actualizarlas. Ocurre lo mismo con el responsable tributario ante la DGII y con las firmas autorizadas en el banco.
Ejemplo hipotético
Caso inventado. El Residencial Ejemplo aprueba cambiar de administradora con efecto el día 1 del mes siguiente. El acta fija una entrega en ese plazo. Ese día, el arqueo de caja arroja RD$4,200 contra RD$4,700 registrados; la administradora saliente presenta un recibo de RD$500 por una compra de bombillos que no había contabilizado, y se corrige. Se cambian las contraseñas de la banca en línea y del correo, y se descubre que la póliza del edificio vence en tres semanas. Sin inventario, ese vencimiento habría pasado inadvertido.
Antes de firmar con una nueva administración
Pida referencias verificables, revise su propuesta de informes y compare honorarios con lo que incluye cada oferta, no solo con el precio. En presupuesto, cuotas y fondo de reserva explicamos cómo encajar ese costo en el presupuesto. Si la comunidad trabaja con CondoSoft, la biblioteca de documentos conserva actas y contratos con sus versiones, y la conciliación bancaria y los estados de cuenta por unidad quedan en el sistema, lo que facilita la entrega. Aun así, la decisión y el acta de entrega siguen siendo responsabilidad de la asamblea y de las personas que la firman.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 9, 13, 14, 15, 16, 21, 29, 30 y 32. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Resolución núm. 788-2022, que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, 27 de octubre de 2022. Art. 122, literal f. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Resolucion/Resolucion_788-2022.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Registro Inmobiliario. Código Civil de la República Dominicana, edición de agosto de 2007. Arts. 1984, 1988, 1989, 1993, 2003, 2004, 2006 y 2007 (mandato). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Codigos/Codigo_Civil_RD.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026). Su aplicación al administrador es una interpretación.
- Tesorería de la Seguridad Social. Registro de organizaciones sin fines de lucro (ONG): asociaciones, clubes, condominios u otros organismos sin fines de lucro (ficha de servicio). https://tss.gob.do/servicio/registro-de-organizaciones-sin-fines-de-lucro-ong/ (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Superintendencia de Bancos. Ley núm. 172-13 que tiene por objeto la protección integral de los datos personales, 13 de diciembre de 2013. Art. 5, nums. 5 y 6. https://sb.gob.do/media/4i1ploou/ley17213.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
