Cómo organizar una asamblea de condominio paso a paso: de la convocatoria al seguimiento

Muchas asambleas se caen antes de empezar: la convocatoria no llegó a todos, nadie sabe cuántos votos tiene cada unidad o se aprueba un tema que no estaba en la agenda. Casi siempre son errores de preparación, y casi todos se evitan con un orden de trabajo.

La Ley 5038 sobre Condominios fija unas pocas reglas sobre asambleas y deja el resto al reglamento de cada condominio. Por eso el primer paso nunca es redactar la convocatoria, sino leer el reglamento registrado.

Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.

Antes de la asamblea

1. Lea el reglamento y anote sus reglas

Busque y copie en una hoja de trabajo lo que su reglamento diga sobre:

• quién convoca y con cuánta anticipación;
• por qué medios se notifica y dónde se reúne la asamblea;
• el quórum para instalarla y qué pasa si no se alcanza (segunda convocatoria, por ejemplo);
• las mayorías para cada tipo de decisión;
• la representación, y si admite participación a distancia.

Si el reglamento no dice nada sobre un punto, se aplica la ley. Por ejemplo, el artículo 25 de la Ley 5038 regula la convocatoria "a falta de disposición expresa en el reglamento o cuando éste guarde silencio".

2. Confirme quién tiene facultad para convocar

Según la Ley 5038:

• El administrador convoca a los propietarios "cuantas veces fuere necesario" (art. 30).
• Cualquier propietario puede convocar cuando el reglamento no regule la convocatoria (art. 25).
• Si un propietario pide que se liquide su cuota en los gastos comunes y el administrador no convoca dentro de las 48 horas, ese propietario puede convocar él mismo (art. 35).

El reglamento puede atribuir la convocatoria a otros órganos, como un consejo o una junta directiva. Anote en el expediente quién convoca y con qué base.

3. Prepare la agenda con temas concretos

La convocatoria debe mencionar "sumariamente" el objeto de la reunión (Ley 5038, art. 25). En la práctica, eso obliga a una agenda cerrada: cada punto debe permitir que un propietario sepa qué se va a decidir. "Asuntos varios" no sirve para aprobar gastos, sanciones ni cambios al reglamento. Qué temas caben en una asamblea y cuáles no lo explicamos en qué se puede decidir en una asamblea de condominio.

Una agenda típica de asamblea ordinaria podría incluir:

1. Verificación del quórum y designación de quien preside.
2. Informe del administrador y estados financieros del período.
3. Presupuesto del próximo año y cuota de cada unidad (art. 32).
4. Elección o ratificación del administrador u otros cargos previstos en el reglamento.
5. Temas específicos con propuesta escrita (por ejemplo, una reparación mayor con sus cotizaciones).

4. Notifique por un medio que deje prueba

Cuando el reglamento guarda silencio, el artículo 25 prevé un aviso en un periódico de circulación nacional y carta certificada a cada propietario, con tres días de anticipación. El artículo 30, que regula la convocatoria que hace el administrador, habla de circular por cartas certificadas o aviso en un periódico, con al menos tres días de antelación. Las dos redacciones no coinciden. Lo prudente es seguir primero el reglamento y, si este calla, usar ambos medios y conservar la prueba de cada uno. Ese plazo de tres días es el mínimo legal supletorio, no una recomendación: si el reglamento exige más, rige el reglamento.

Sobre el domicilio, cada propietario debe elegir uno en el lugar del inmueble si no vive allí. Si no lo hace, las citaciones se hacen válidamente en la Secretaría del Juzgado de Paz (art. 28). Los correos electrónicos y los grupos de mensajería son útiles como recordatorio, pero su valor como notificación depende de lo que diga el reglamento.

5. Arme el padrón de votos y los documentos

• Padrón por unidad: unidad, titulares según el certificado de título, votos o coeficiente registrado y datos de contacto. Cada propietario vota "en proporción a la importancia de sus derechos en el inmueble" según lo fijado al registrar el régimen (art. 12); no dé por hecho que cada apartamento vale un voto. Lo explicamos en quórum, votos y poderes.
• Modelo de poder para quien no pueda asistir.
• Documentos de soporte: estados financieros, presupuesto, cotizaciones, borradores de contratos o de la modificación del reglamento que se propone.
• Lista de asistencia con espacio para firma, unidad y, si aplica, apoderado.

Envíe los documentos con la convocatoria o indique dónde consultarlos. Una decisión informada es más difícil de impugnar.

6. Defina si hará falta un notario

La Ley 5038 no exige un notario en cada asamblea. Sí hay usos del acta que requieren firmas legalizadas por notario: por ejemplo, para inscribir el privilegio por cuotas impagas (art. 33, en la redacción que le dio la Ley 108-05, art. 124) o para registrar una modificación del régimen, que exige el acta del consorcio y el reglamento resultante con firmas legalizadas (Reglamento General de Registro de Títulos, art. 127). Muchos consorcios contratan además a un notario para que levante un acta notarial de lo que presencia, un instrumento que la Ley 140-15 define como el documento en que el notario hace constar hechos presenciados por él (art. 30). Decida esto antes, no el mismo día.

Durante la asamblea

1. Registre la asistencia por unidad y anote quién viene como propietario y quién como apoderado. Cualquier propietario puede hacerse representar por otro propietario o por un tercero, aunque el reglamento diga lo contrario (art. 26). Los copropietarios de una misma unidad deben designar un solo representante (art. 27).
2. Compruebe el quórum con la regla del reglamento y deje constancia de la cifra.
3. Designe a quien preside. La ley prevé que presida la persona que se designe en cada asamblea y que el administrador actúe como secretario, salvo otra disposición del reglamento (art. 30).
4. Siga la agenda en orden. No agregue decisiones que no se anunciaron.
5. Vote punto por punto y anote los votos a favor, en contra y abstenciones, expresados en la unidad que use el reglamento (votos, coeficientes o unidades).
6. Lea los acuerdos antes de cerrar para que el texto del acta refleje lo que se votó.

Después de la asamblea

• Redacte el acta sin demora. Qué debe contener y quién la firma está en cómo redactar el acta de una asamblea de condominio. El administrador conserva el registro de actas (art. 29).
• Comunique los acuerdos a todos los propietarios, incluidos los ausentes.
• Ejecute. El administrador tiene a su cargo la ejecución de las decisiones de la asamblea (art. 14). Asigne responsables y fechas a cada acuerdo.
• Registre lo que deba registrarse. Las modificaciones del reglamento no son oponibles a terceros ni a futuros compradores hasta inscribirse en el Registro de Títulos (art. 10). Vea reglamento de condominio: contenido y modificación.
• Aplique las cuotas aprobadas conforme al acta (art. 32) y al procedimiento que explicamos en presupuesto, cuotas y fondo de reserva.

Lista de control

• Reglamento leído y reglas anotadas (convocatoria, quórum, mayorías, representación).
• Convocante identificado y con facultad.
• Agenda con puntos concretos y documentos de soporte.
• Notificación por los medios del reglamento o, si calla, de la ley; pruebas guardadas.
• Padrón por unidad con votos o coeficientes registrados.
• Modelos de poder y lista de asistencia listos.
• Decisión tomada sobre la participación de un notario.
• Responsable del acta y plazo para distribuirla.
• Seguimiento de cada acuerdo con responsable y fecha.

Modelo orientativo de convocatoria

Es un punto de partida, no un formato oficial. Ajústelo al reglamento de su condominio; los campos entre corchetes se completan en cada caso.

CONVOCATORIA A ASAMBLEA [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] DEL CONSORCIO DE PROPIETARIOS DEL CONDOMINIO [NOMBRE]

[Nombre de quien convoca], en calidad de [administrador / propietario de la unidad ___ / órgano previsto en el reglamento], conforme al artículo [___] del reglamento del condominio [y/o los artículos 25 o 30 de la Ley 5038], convoca a los propietarios a la asamblea que se celebrará el [día] de [mes] de [año], a las [hora], en [lugar indicado en el reglamento o dirección] [y por el medio a distancia previsto en el reglamento, si aplica].

Orden del día:

1. [Punto concreto]
2. [Punto concreto]
3. [Punto concreto]

Los documentos relacionados con cada punto pueden consultarse en [lugar o enlace] desde el [fecha].

Los propietarios pueden hacerse representar mediante poder [requisitos de forma que indique el reglamento]. Los copropietarios de una misma unidad deben designar un solo representante.

[Ciudad], [fecha]. [Firma y nombre de quien convoca]

Un apoyo para la parte operativa

Si su equipo lleva el padrón, la convocatoria y el conteo en hojas sueltas, CondoSoft registra la convocatoria con los canales usados, arma el padrón por unidad, permite configurar si el quórum y el voto se cuentan por unidad o por coeficiente y genera el PDF de resultados y el acta para revisión. Esas herramientas ordenan el proceso; las reglas siguen siendo las del reglamento y la ley.

Fuentes y referencias

1. Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 9, 10, 12, 14, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 32, 33 y 35. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
2. Suprema Corte de Justicia. Resolución núm. 788-2022, que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, 27 de octubre de 2022. Arts. 122 y 126-128. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Resolucion/Resolucion_788-2022.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
3. Registro Inmobiliario, Dirección Nacional de Registro de Títulos. Modificación del régimen de condominio (ficha de trámite). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Tramites/DNRT/MODIFICACION_DEL_REGIMEN_DE_CONDOMINIO.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
4. Ley núm. 140-15 del Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios, 7 de agosto de 2015. Art. 30. Texto publicado por el Poder Judicial: https://poderjudicial.gob.do/wp-content/uploads/2021/06/LEY_ley_notariado.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
5. Suprema Corte de Justicia. Normativa de la Jurisdicción Inmobiliaria, 3.ª ed., 2011: Ley núm. 108-05 de Registro Inmobiliario, art. 124, que da su redacción vigente al art. 33 de la Ley 5038. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Download/51-07.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).