En muchas asambleas la votación dura diez minutos y el conteo, dos horas. Se reparten papeletas, se recogen en una caja de zapatos, alguien lee en voz alta y otro anota en una libreta. Al final, un propietario pregunta si el 9A votó dos veces, otro dice que el quórum se cayó cuando se fueron los de la torre B, y el acta sale tres semanas después con cifras que nadie puede comprobar.
La votación electrónica no arregla una asamblea mal convocada. Lo que sí hace es quitar el conteo manual y dejar una huella clara de quién estaba presente y cuántas unidades votaron. Y si además hay un notario que da fe de lo ocurrido, la discusión posterior tiene mucho menos espacio.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Lo que exige la ley, en corto
Los pasos generales de una asamblea están en cómo organizar una asamblea de condominio. Aquí interesan los puntos que cambian cuando se vota con un sistema:
- Convocatoria. Si el reglamento no dice nada, la convocatoria se hace con tres días de anticipación, por aviso en un periódico de circulación nacional y carta certificada a cada propietario, con el objeto de la reunión (Ley 5038, art. 25). Cuando convoca el administrador, la ley habla de cartas certificadas o aviso en periódico, también con tres días (art. 30). Un correo electrónico o un aviso en el portal ayudan, pero no sustituyen el medio que exija su reglamento.
- Votos. Cada propietario tiene votos en proporción a sus derechos en el inmueble, fijados al registrar (art. 12). No asuma un voto por apartamento si su reglamento dice otra cosa. El quórum tampoco lo fija la ley: depende del reglamento. Lo detallamos en quórum, votos y poderes.
- Representación. Cualquier propietario puede hacerse representar por otro propietario o por un tercero, aunque el reglamento diga lo contrario (art. 26).
- Actas. El administrador actúa como secretario salvo que el reglamento disponga otra cosa, y sus copias certificadas hacen fe si las visa quien presidió (art. 30). Los registros de actas quedan a su cargo (art. 29).
Queda el voto electrónico. La Ley 5038 es de 1958 y no menciona ni el voto electrónico ni la asistencia a distancia. Nuestra interpretación es que su uso depende de lo que diga el reglamento o de que la asamblea lo apruebe con las reglas ya vigentes, y que conviene documentarlo en la convocatoria. Es un punto que merece la opinión de su abogado antes de una votación sensible.
Para qué sirve el notario
El notario no es obligatorio en toda asamblea. Su valor está en otra cosa: es un oficial público que hace comprobaciones de hechos que él mismo presencia y les da autenticidad y fecha cierta (Ley 140-15, art. 16). El acta notarial es el instrumento original en el que hace constar esos hechos, con su firma y sello, y lo conserva en su protocolo (art. 30). Puede redactarse a computadora o por cualquier medio electrónico que permita imprimirla en papel (art. 31).
Hay decisiones en las que un documento formal es obligatorio. Para modificar el régimen de condominio, por ejemplo, el Registro de Títulos exige el acta del consorcio con las firmas legalizadas ante notario o con firma digital válida (Res. 788-2022, art. 127). Un voto electrónico secreto no reemplaza esas firmas. Antes de someter un punto, revise qué puede decidir la asamblea y qué formalidad pide.
Cómo se organiza en CondoSoft
En CondoSoft el trabajo se reparte entre tres actores: la administración prepara, el notario controla la sesión y los propietarios votan.
La administración prepara y convoca. En Comunidad › Asambleas › Nueva asamblea se llenan seis secciones: datos generales (tipo, fecha, hora límite para votar, lugar), notario público, mesa (presidente y secretario), modalidad y votación, convocatoria y elecciones. En «Modalidad y votación» se elige presencial, virtual o mixta, y si el voto y el quórum se cuentan «Por unidad» o «Por porcentaje de propiedad». Esta elección debe copiar su reglamento, igual que los porcentajes que cargó al registrar las unidades. En «Convocatoria» se anotan la fecha y los medios usados; si hay menos de tres días de anticipación, el sistema lo advierte citando el art. 25.
Luego se agregan los puntos del orden del día, cada uno con su mayoría (simple, dos tercios, tres cuartos o unanimidad) y su base (votos emitidos, presentes o total del padrón). Al pulsar Convocar asamblea, el padrón se congela con una fila por unidad y ya no se puede cambiar, igual que el orden del día y las reglas. Los titulares reciben el aviso por correo y en el portal.
El notario controla la sesión. El notario recibe una invitación y entra a su propia consola con verificación en dos pasos. La administración no puede hacer sus funciones. El día de la asamblea, el notario busca cada unidad, marca al propietario como presencial o virtual, o registra el nombre del apoderado, e imprime el boleto QR de un solo uso.
Con la asistencia marcada, el notario pulsa Validar quórum mínimo, confirma que las urnas están listas e inicia la votación. El medidor de quórum se actualiza en vivo. Si hace falta más tiempo, Prorrogar hora límite pide un motivo que queda en el acta.
Los propietarios votan en secreto. En persona, el propietario escanea su boleto en el cubículo y responde la boleta punto por punto: sí, no o abstención. A distancia, entra con su cédula y la contraseña del portal, siempre que el notario lo haya marcado como virtual. El voto se guarda sin vínculo con la persona ni con la unidad: el sistema sabe qué unidades votaron, no qué votó cada una. También se pueden usar boletas de papel y cargar el conteo al cierre.
El cierre. El notario cierra la votación y descarga el pre-conteo en PDF. Después registra sus notas y las conformidades del notario, el presidente y el secretario, y marca la asamblea como completada. En ese momento el sistema genera el PDF de resultados y el acta de la asamblea, visibles para los propietarios, y los borradores del acta notarial y de la compulsa, que solo ve la administración. Todo queda en Documentos, en la categoría Actas, y los propietarios reciben el PDF de resultados por correo.
Ejemplo hipotético. Un residencial de 40 unidades vota por porcentaje de propiedad con un quórum mínimo del 50.01 %. A la hora de inicio hay 30 unidades marcadas, 22 en el salón y 8 conectadas desde su casa, que suman bastante más de la mitad de los porcentajes. El notario valida el quórum, abre las urnas y a los 40 minutos cierra. El pre-conteo sale en el acto; nadie tiene que quedarse contando papeletas.
Lo que el sistema no hace
Mejor saberlo antes de convocar:
- Los apoderados solo votan en persona y se registran por nombre. No se sube el documento del poder: consérvelo con el acta, como explicamos en cómo redactar el acta.
- No hay videoconferencia ni transmisión. El voto virtual es una boleta web, no una reunión en línea. Si quiere debate a distancia, necesita otra herramienta.
- No hay voto nominal. El voto siempre es secreto, así que el sistema no puede decir quién votó qué.
- Un propietario no puede votar si el notario no marcó su asistencia, y sin cuenta del portal no vota a distancia.
- Después de convocar no se cambian el padrón, el orden del día ni las reglas; solo se puede cancelar.
- Los documentos notariales son borradores. El notario los revisa, firma, sella y protocoliza; el sistema no sustituye el instrumento público.
- Los residentes e inquilinos que no son titulares no ven las asambleas en el portal. La Ley 85-25 da al inquilino voz, pero no voto, en las asambleas (art. 24, num. 8): si asiste, su intervención se recoge en el acta, y solo vota con un poder del propietario, en persona.
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Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 12, 25, 26, 29 y 30. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Poder Judicial. Ley núm. 140-15 del Notariado, 7 de agosto de 2015 (G. O. 10809 del 12 de agosto de 2015). Arts. 16, 30 y 31. https://poderjudicial.gob.do/wp-content/uploads/2021/06/LEY_ley_notariado.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Resolución núm. 788-2022 que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, 27 de octubre de 2022. Art. 127 (solicitud de modificación del régimen de condominio). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Resolucion/Resolucion_788-2022.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Ley núm. 85-25 sobre Alquileres de Bienes Inmuebles y Desahucios, promulgada el 14 de agosto de 2025. Art. 24, num. 8. Texto reproducido por Guzmán Ariza: https://drlawyer.com/espanol/leyes/ley-85-25-sobre-alquileres-de-bienes-inmuebles-y-desahucios/ (consultado el 30 de septiembre de 2026). La copia oficial de la Consultoría Jurídica del Poder Ejecutivo no estaba accesible en la fecha de consulta.
