Una torre de 15 pisos con cuatro apartamentos por piso son 60 filas. Si cada fila lleva código, piso, tipo, área y porcentaje, son 300 datos escritos a mano. Basta con que uno esté mal, un «7B» que en realidad era «7D» o un porcentaje con un decimal de más, para que la cuota de alguien salga mal durante años y nadie sepa por qué el total nunca cuadra.
La carga inicial de las unidades parece trabajo de oficina, pero es la base de todo lo que viene después: cuotas, votos, estados de cuenta y asambleas. Vale la pena hacerla bien una sola vez.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Los datos no los inventa la administradora
Antes de abrir cualquier sistema, busque el reglamento del condominio registrado y, si puede, un par de certificados de título de las unidades. Ahí está lo que necesita.
La Ley 5038 no permite registrar un edificio en condominio sin un reglamento que especifique cada parte de propiedad exclusiva, con su número, letra u otra designación, el número de votos de cada propietario en la asamblea y el porcentaje con que cada uno contribuye a los gastos comunes (Ley 5038, art. 21). El Reglamento General de Registro de Títulos repite y amplía esa lista: la designación de cada unidad la otorga la Dirección Regional de Mensuras Catastrales, y el reglamento debe indicar además el porcentaje de copropiedad sobre las áreas comunes y el terreno (Res. 788-2022, art. 122, literales b, c, d y e).
De ahí salen dos reglas prácticas:
- El código de cada unidad en su sistema debe corresponder a la designación registrada. Si en los títulos el apartamento es «4-B», no lo cargue como «402» porque así le dicen en el edificio. Puede usar el nombre de uso diario como referencia, pero la correspondencia debe estar clara.
- El porcentaje no se calcula: se copia. Salvo convención contraria, la contribución a los gastos es proporcional al valor de cada unidad según su extensión y situación, y el porcentaje fijado en el reglamento solo cambia con el acuerdo unánime de todos los interesados (Ley 5038, art. 4). Los votos también se fijan al registrar y su modificación exige unanimidad (art. 12).
Si el porcentaje del reglamento es el mismo para todos los apartamentos, perfecto. Si no, no lo «iguale» para simplificar la carga. Explicamos el origen de estos datos en cómo se constituye y registra el régimen y cómo se cambian en el reglamento del condominio.
Cómo organizarse antes de cargar
Con el reglamento en la mano, haga un cuadro breve antes de tocar el sistema:
| Pregunta | Ejemplo hipotético |
|---|---|
| ¿Cuántos bloques o torres hay y cómo se llaman? | Una torre, «Torre A» |
| ¿Cuántos pisos tienen unidades y desde qué piso empiezan? | 15 pisos, desde el piso 1 |
| ¿Cuántas unidades por piso y cómo se designan? | 4 por piso: A, B, C y D |
| ¿Todas tienen la misma área? | Sí, 105 m² |
| ¿Hay excepciones? | El piso 15 tiene un penthouse en lugar del 15C y el 15D |
| ¿Qué porcentaje asigna el reglamento a cada una? | Según el cuadro del reglamento |
Las excepciones son las que más se olvidan: el local de planta baja, el penthouse, el apartamento que se unió con el de al lado antes de registrar. Anótelas desde el principio.
Paso a paso en CondoSoft
En CondoSoft, la carga en bloque se hace con el asistente Generar bloques y unidades. Se entra por Estructura › Propiedades, abriendo la comunidad. El asistente tiene tres pasos y no guarda nada hasta el final.
Paso 1: grupos. Cada grupo describe bloques iguales entre sí. Para una torre de 60 apartamentos basta un grupo: un bloque llamado «Torre», 15 pisos desde el piso 1, 4 unidades por piso, tipo «Apartamento», 105 m² y el formato de código «Piso + letra (1A, 1B, 1C…)». Hay otros formatos, como «Piso + número (101, 102…)», consecutivo o uno personalizado. Mientras llena los campos, el recuadro «Así quedará» le muestra las primeras unidades. Si tiene bloques distintos, agregue otro grupo; hay plantillas de ejemplo para residenciales de bloques, torres, plazas y casas.
En la captura, el bloque se numeró desde 60, por eso los códigos empiezan por «60-»: la unidad del piso 3, letra A, es la 60-3A. Con numeración por letras, el mismo bloque sería la «Torre A» y sus unidades irían de A-1A a A-15D.
Paso 2: vista previa. Al pulsar Ver vista previa, el servidor calcula la lista definitiva con todos los códigos. La pantalla dice «Nada se ha guardado todavía» y muestra cuántos bloques y unidades son nuevos. Si alguna unidad ya existe con el mismo código, se omite sin sobrescribirla. Aquí se corrigen las excepciones: en cada bloque se puede escribir «Quitar estas unidades» (por ejemplo, 15C y 15D) y «Agregar unidades extra» (por ejemplo, PH). La vista previa también avisa si el número de unidades supera el cupo de su plan.
Paso 3: porcentaje y confirmación. El asistente ofrece tres opciones: «Dejar vacío», «Repartir igual» o «Por área (m²)», esta última solo si todas las unidades tienen área. El reparto se hace con enteros y la suma queda en exactamente 100 %. En la demo se eligió «Por área» y, como las 60 unidades miden lo mismo, cada una quedó en 1.6667 %.
Use estas opciones solo si coinciden con su reglamento. Si el reglamento asigna porcentajes distintos por otra razón, elija «Dejar vacío» y cargue después los porcentajes registrados. Y ojo: si la comunidad ya tenía unidades, repartir recalcula el porcentaje de toda la comunidad, y el sistema le pide una confirmación expresa.
Se marca «Revisé la vista previa y quiero generar la estructura» y se pulsa Generar ahora. El trabajo corre en segundo plano con una barra de progreso; con 60 unidades tarda unos segundos. Si algo falla, lo creado se conserva y «Volver a intentar» continúa sin duplicar.
El resumen final ofrece el siguiente paso: la plantilla de propietarios en Excel o CSV, con una fila por unidad sin titular, para llenarla y subirla en Importaciones › Personas y vínculos. Si ya tiene sus unidades en una hoja de cálculo, también puede importarlas directamente en Importaciones › Nueva importación › Unidades; esa importación confirma todo o nada.
Al terminar, abra la lista de unidades y revise el control del total de porcentajes: debe sumar 100 %. Esa suma es la que después sostiene el cálculo de las cuotas y, si su reglamento vota por coeficiente, el conteo de votos. Lo vemos en quórum, votos y poderes y en presupuesto y cuotas.
Límites que conviene conocer
- No hay botón para deshacer una generación. Lo que sí es reversible es el borrador: hasta pulsar «Generar ahora» no se guarda nada. Después, las unidades sobrantes se archivan una por una; conservan su historial y dejan de contar en el cupo.
- No crea propietarios ni áreas comunes. Los propietarios se importan con la plantilla y las áreas comunes se registran aparte.
- El área es la misma para todo un grupo. Si los apartamentos tienen tamaños distintos, use varios grupos, edite las unidades o use la importación.
- El cupo de unidades del plan es un límite firme.
- El sistema no conoce su reglamento: que los códigos y porcentajes coincidan con lo registrado depende de quien hace la carga.
Si tiene el reglamento a mano, puede probar la carga de su torre en la prueba gratis de 14 días y revisar la vista previa sin guardar nada hasta estar conforme.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958 (versión con notas de las modificaciones de la Ley 108-05). Arts. 4, 12 y 21. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Resolución núm. 788-2022 que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, 27 de octubre de 2022. Art. 122 (contenido del reglamento del régimen de condominio). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Resolucion/Resolucion_788-2022.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
