Cámaras, visitantes y datos de residentes: cómo proteger la privacidad en el condominio

La garita anota el nombre y la cédula de cada visitante en un cuaderno que queda a la vista. Las cámaras graban el lobby, el parqueo y, sin que nadie lo haya decidido, un pedazo del balcón del primer piso. Las fotos de los contratos de alquiler se reenvían por WhatsApp. Y cada mes alguien pega en el ascensor la lista de apartamentos atrasados.

Nada de eso es raro, y casi todo puede hacerse mejor sin gastar más. La base es la Ley 172-13, la norma dominicana de protección de datos personales.

Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.

Lo que dice la ley dominicana (y lo que no dice)

La Constitución reconoce el derecho a la intimidad, al honor y a la propia imagen, y declara inviolable el domicilio (art. 44). También reconoce a toda persona el derecho de acceder a los datos que sobre ella consten en registros oficiales o privados y exige que su tratamiento respete los principios de calidad, licitud, lealtad, seguridad y finalidad (art. 44, num. 2).

La Ley 172-13 desarrolla esa protección. Sus puntos de contacto con un condominio son estos:

• Alcance. Se aplica a los datos personales registrados en cualquier banco de datos, público o privado (art. 2), y es de orden público en todo el territorio nacional (art. 3). Solo excluye, entre otros, los archivos de personas físicas para actividades exclusivamente personales o domésticas (art. 4, num. 1). El archivo de un condominio no es doméstico: es de una colectividad y lo gestiona un administrador. Que la ley le aplique es nuestra interpretación, y la consideramos la más prudente.
• Qué es un dato personal. Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica o acústica de una persona identificada o identificable (art. 6, num. 9). La imagen de una cámara lo es.
• Principios. Los datos deben ser adecuados y pertinentes (art. 5, num. 2); se recogen solo si son «adecuados, pertinentes y no excesivos» para una finalidad determinada y legítima (art. 5, num. 8); se protegen con medidas técnicas y organizativas (art. 5, num. 5); y quien los maneja guarda secreto (art. 5, num. 6).
• Consentimiento y sus excepciones. El tratamiento requiere consentimiento (art. 5, num. 4), salvo, entre otros casos, cuando los datos derivan de una relación contractual y son necesarios para cumplirla, o cuando los exige una obligación legal (art. 27, nums. 2 y 4).
• Deberes del responsable. Conservar la información con seguridad, atender consultas y reclamos, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos y permitir el acceso solo a quien tenga derecho (art. 13).
• Derechos del titular. Acceso, rectificación, cancelación y oposición (arts. 8, 10 y 14). La rectificación o supresión se hace en un máximo de 10 días hábiles desde el reclamo (art. 8), y la información que pida el titular se entrega en 5 días hábiles (art. 10). Si no se atiende, procede la acción de hábeas data (art. 17), y quien sufra daños puede reclamar una indemnización (art. 16).

Lo que la ley no dice importa igual. No fija un plazo único para conservar grabaciones ni registros de visitas. No regula expresamente la videovigilancia. No exige notificar las brechas de seguridad a una autoridad ni a los afectados. Tampoco crea una autoridad general de protección de datos: el órgano de control que prevé, la Superintendencia de Bancos, se refiere a los archivos destinados a informes crediticios (art. 29). Las obligaciones europeas, como la del Reglamento General de Protección de Datos, no se aplican automáticamente en el país. Algunas prácticas de ese modelo pueden servir como buena práctica, pero no se deben presentar como obligaciones dominicanas.

Cámaras de seguridad

• Finalidad por escrito. Seguridad de personas y bienes en las áreas comunes. Si se quiere usar para otra cosa, como sancionar infracciones del reglamento, dígalo en la política y apruébelo por el órgano competente.
• Solo áreas comunes. Las cámaras no deben captar el interior de unidades, balcones o ventanas. Ajuste el ángulo o use máscaras de privacidad del equipo. La inviolabilidad del domicilio es constitucional (art. 44, num. 1). Recuerde que el consorcio solo actúa sobre el goce y la administración de las cosas comunes (Ley 5038, art. 9).
• Sin audio. La Constitución protege el secreto de las comunicaciones (art. 44, num. 3). Grabar conversaciones en un lobby es arriesgado y rara vez necesario; esta es nuestra interpretación.
• Aviso visible. Un letrero en los accesos que diga que hay cámaras, para qué y a quién dirigirse. Es la forma práctica de cumplir el deber de informar (art. 5, num. 3).
• Acceso limitado y registrado. Pocas personas con clave propia; un registro de quién vio o exportó qué y por qué (art. 13, num. 6).
• Entrega a terceros. A la Policía o al Ministerio Público, cuando lo requieran en ejercicio de sus funciones (art. 27, num. 2). A un propietario que pide «el video del choque en el parqueo», con prudencia: entregue solo el fragmento necesario o muéstrelo sin copiar, y deje constancia. La cesión de datos exige interés legítimo (art. 28).
• Conservación. Defina un período en la política, según la finalidad y la capacidad del equipo, y deje que el sistema sobrescriba. Si hay un incidente, guarde solo el fragmento relevante mientras dure el asunto. Si se cancela un dato, queda bloqueado y solo a disposición de las autoridades durante el plazo de prescripción de las responsabilidades (art. 15).

Visitantes y control de acceso

• Pida solo lo necesario: nombre, unidad visitada, fecha y hora. Anotar el número de cédula puede justificarse por seguridad; fotografiarla o fotocopiarla rara vez. La ley exige datos «no excesivos» (art. 5, num. 8).
• Nada de cuadernos abiertos sobre el mostrador. Un registro en papel debe guardarse; uno digital, con usuario por persona.
• Fije y cumpla un plazo de conservación del registro de visitas.
• Para huéspedes de alquileres cortos, vea inquilinos y alquileres de corta duración.

Documentos de propietarios e inquilinos

Cédulas, contratos, poderes y certificados de título son necesarios para administrar, votar o cobrar. Guárdelos en un lugar con control de acceso, no en el teléfono personal del conserje. El administrador custodia los registros de actas, la contabilidad y los comprobantes (Ley 5038, art. 29); que esa custodia incluya las medidas de seguridad es un deber del responsable del archivo (Ley 172-13, arts. 5, num. 5, y 13). Las listas de asistencia y los poderes contienen datos personales; vea cómo redactar el acta.

Los datos sensibles, como la salud o la religión, solo se tratan con consentimiento expreso y por escrito (Ley 172-13, arts. 75 y 76). Una lista de residentes con movilidad reducida para evacuar requiere ese consentimiento. Los datos sobre infracciones penales solo se incluyen en archivos cuando ha habido apertura a juicio (art. 77): no circule «fichas» de sospechosos.

Grupos de WhatsApp y lista de deudores

• Grupos. Si la administración crea un grupo, fije reglas: para qué es, quién lo modera, que no se publican documentos, fotos de terceros ni datos de cuentas. Para lo formal, use canales oficiales. Las quejas entre vecinos que terminan en el grupo se resuelven mejor con el procedimiento de ruidos, mascotas y conflictos entre vecinos.
• Deudores. Informar a los propietarios sobre la morosidad es parte de la rendición de cuentas; vea rendición de cuentas del administrador. Publicar nombres y montos en el ascensor, en la garita o en un grupo con inquilinos y personal es otra cosa: puede afectar el honor protegido por el artículo 44 de la Constitución y no parece necesario para cobrar. Nuestra interpretación: presente la morosidad por unidad y en informes dirigidos a los propietarios, y gestione el cobro de forma individual. Cómo cobrar está en cuotas de mantenimiento atrasadas.

Proveedores e incidentes

Proveedores. La empresa de cámaras, el software de administración o la compañía de seguridad son, en los términos de la ley, encargados del tratamiento: tratan datos por cuenta del responsable (art. 6, num. 12). Pídales por contrato confidencialidad, seguridad, acceso limitado, devolución o borrado al terminar y aviso si ocurre un incidente. Si los datos se almacenan fuera del país, revise el artículo 80 sobre transferencias internacionales con un asesor: su redacción no es sencilla y su aplicación a los servicios en la nube es materia de interpretación. Al cambiar de administración, las claves y los archivos deben entregarse ordenadamente; vea cómo contratar o cambiar de administrador.

Incidentes. Aunque la ley no exige notificar brechas, un plan de respuesta es buena práctica: contener (cambiar claves, recuperar el equipo), evaluar qué datos se afectaron, informar a las personas afectadas cuando puedan tomar medidas para protegerse y dejar constancia de lo hecho.

Lista de control

• Política escrita de datos del condominio, aprobada y publicada (el manual interno del art. 13).
• Inventario de archivos: qué datos, dónde, quién accede y por cuánto tiempo.
• Cámaras solo en áreas comunes, sin audio y con aviso.
• Registro de visitas mínimo y con plazo de conservación.
• Contratos con proveedores que incluyan confidencialidad y seguridad.
• Procedimiento para atender solicitudes de acceso y rectificación dentro de los plazos de la ley.
• Plan de respuesta ante incidentes.

Una herramienta que ayuda a minimizar

En CondoSoft, la recepción de visitas registra cada visita, con código QR para la salida y pases que los residentes generan desde el portal, y anonimiza los datos de visitantes tras un período de retención de la plataforma (90 días por defecto). Ese plazo es un ajuste técnico general, no un plazo legal ni una opción de cada condominio: si el suyo necesita otro plazo según su finalidad, debe documentarlo y coordinarlo. Los documentos se guardan en una biblioteca con categorías y versiones, y los comunicados llegan a la audiencia que se elija, sin exponer datos en grupos abiertos.

Fuentes y referencias

1. Ley núm. 172-13 que tiene por objeto la protección integral de los datos personales, Gaceta Oficial núm. 10737, 15 de diciembre de 2013. Arts. 1 a 6, 8, 10, 13 a 17, 27 a 29, 75 a 77 y 80. Publicada por la Superintendencia de Bancos: https://www.sb.gob.do/regulacion/leyes/ley-no-172-13-proteccion-de-los-datos/ (PDF: https://www.sb.gob.do/media/4i1ploou/ley17213.pdf) (consultado el 30 de septiembre de 2026).
2. Tribunal Constitucional. Constitución de la República Dominicana, texto de 2024. Art. 44. https://tribunalsitestorage.blob.core.windows.net/media/60020/constitucion-de-la-republica-dominicana-2024.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
3. Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 9 y 29. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).