Una asamblea puede durar tres horas y resolverse en un acta de dos páginas que dice "se aprobó por mayoría". Meses después, cuando un propietario reclama, nadie puede probar quién estaba, cuántos votos hubo ni qué se votó exactamente. El acta no es un trámite posterior a la reunión: es la prueba de la reunión.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Qué dice la ley sobre las actas
La Ley 5038 no trae un formato de acta, pero sí varias reglas que determinan su contenido y su valor:
- Quién la custodia. El administrador tiene a su cargo los registros de actas del consorcio, los libros de contabilidad y los comprobantes de gastos (art. 29).
- Quién actúa como secretario. Preside la persona que se designe en cada asamblea, y el administrador ejerce como secretario, salvo que el reglamento disponga otra cosa (art. 30).
- Qué valor tienen las copias. Las copias y certificaciones firmadas por el administrador hacen fe respecto de los propietarios y de terceros, siempre que estén visadas por quien presidió la asamblea o, en su defecto, por uno de los propietarios presentes (art. 30), salvo disposición contraria del reglamento.
- Qué debe constar en ella. La cuota que corresponde a cada propietario en los gastos se hace constar en el acta de la asamblea que los autoriza o aprueba (art. 32). Las actas de la asamblea también son uno de los lugares donde el propietario puede elegir domicilio (art. 28).
Acta del consorcio, acta notarial y compulsa: no son lo mismo
- Acta del consorcio. La redactan el secretario y quien preside, y se conserva en el registro de actas. Es el documento ordinario de toda asamblea.
- Acta notarial. La Ley 140-15 la define como el instrumento público original que redacta el notario y conserva en su protocolo para hacer constar hechos presenciados por él o declarados por los comparecientes (art. 30), con las formalidades del artículo 31. Solo existe si un notario asiste y la instrumenta.
- Copias del notario. Las copias de un acta notarial solo las expide el notario que posee el original, y deben certificar que son fieles a él (Ley 140-15, arts. 44 y 45). En la práctica, a esas copias se las suele llamar compulsas.
Contar con un notario da más peso probatorio a lo ocurrido, pero la ley no lo exige para cada asamblea. Hay usos concretos que sí piden formalidades:
| Uso del acta | Formalidad exigida | Base |
|---|---|---|
| Inscribir el privilegio por cuotas impagas | Copia del acta certificada por el administrador y legalizada por notario | Ley 5038, art. 33, en la redacción de la Ley 108-05, art. 124 |
| Registrar una modificación del régimen o del reglamento | Acta del consorcio y reglamento resultante firmados y con firmas legalizadas ante notario, o firma digital válida | Reglamento General de Registro de Títulos, art. 127 |
| Extinguir el régimen | Acta certificada firmada por todos los condóminos con firmas legalizadas | Reglamento General de Registro de Títulos, art. 130 |
El procedimiento del privilegio se explica en cuotas de mantenimiento atrasadas, y el de la modificación, en reglamento de condominio: contenido y modificación.
Para otros usos, como un trámite bancario o una presentación ante una institución, pregunte de antemano qué formalidad exige esa entidad.
Contenido mínimo recomendado
La lista combina las reglas legales citadas con buena práctica. Adáptela a su reglamento.
- Identificación: nombre del condominio, dirección, designación catastral si la tiene y tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria).
- Fecha, hora de inicio y de cierre, lugar y modalidad (presencial o, si el reglamento lo permite, a distancia).
- Convocatoria: quién convocó, en qué fecha, por qué medios y con qué anticipación. Anexe las pruebas (aviso, acuses de las cartas).
- Orden del día tal como se anunció.
- Quién presidió y quién actuó como secretario, y con qué base.
- Asistencia: lista por unidad con titular o apoderado, y los votos o coeficientes registrados de cada una cuando el reglamento cuente así. Mencione los poderes recibidos y anéxelos.
- Quórum: la cifra alcanzada y la regla aplicada.
- Desarrollo por punto: resumen breve de la discusión y de las propuestas sometidas.
- Votación por punto: votos a favor, en contra y abstenciones en la unidad que corresponda, la mayoría requerida y si se alcanzó. Los problemas de cómputo más comunes están en quórum, votos y poderes.
- Texto literal de cada acuerdo, con montos, plazos y responsables. Si se aprueban cuotas, indique la de cada unidad o el método aprobado (art. 32).
- Incidencias: objeciones, retiros, conflictos de interés declarados.
- Cierre y firmas: de quien presidió y del secretario, además de las que exija el reglamento.
- Anexos: convocatoria y pruebas de envío, lista de asistencia firmada, poderes, documentos presentados y resultados detallados.
Modelo orientativo
Este modelo es un esqueleto para adaptar; no sustituye el formato que exija su reglamento ni la revisión de un profesional cuando el acta vaya a registrarse.
ACTA DE LA ASAMBLEA [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] DEL CONSORCIO DE PROPIETARIOS DEL CONDOMINIO [NOMBRE]
En [ciudad], el [día] de [mes] de [año], a las [hora], en [lugar / modalidad], se reunieron los propietarios del condominio [nombre], ubicado en [dirección], convocados por [nombre y calidad] mediante [medios] el [fecha], según consta en los anexos 1 y 2.
Presidió [nombre], designado por la asamblea, y actuó como secretario [nombre], en calidad de [administrador / otra según el reglamento].
Asistencia y quórum. Asistieron [] unidades que representan [] votos de un total de [] ([] %), en persona o mediante poder, según la lista del anexo 3 y los poderes del anexo 4. Conforme al artículo [__] del reglamento, que exige [regla], se declaró constituida la asamblea.
Orden del día. 1. [] 2. [] 3. [___]
Punto 1: [título]. [Resumen de la propuesta.] Sometido a votación: a favor [] votos; en contra []; abstenciones [__]. Mayoría requerida: [regla y artículo]. Resultado: [aprobado / rechazado]. Acuerdo: "[texto literal]".
[Repetir por punto.]
Incidencias. [___]
No habiendo más asuntos, se cerró la sesión a las [hora].
[Firma] Presidente de la asamblea — [Firma] Secretario
Cómo conservarla
- Registro ordenado. Numere las actas y guárdelas en el registro que lleva el administrador (art. 29), con sus anexos.
- Copia digital y respaldo. Escanee el acta firmada y guarde el archivo en un lugar con control de acceso y copia de seguridad.
- Acceso según el caso. Los propietarios necesitan conocer los acuerdos, pero las listas de asistencia y los poderes contienen datos personales. Cómo manejarlos está en cámaras, visitantes y datos de residentes.
- Entrega entre administradores. Las actas deben formar parte de la entrega cuando cambia la administración.
Si sospecha irregularidades
Antes de hablar de nulidad, reúna información:
- Pida copia certificada del acta y de sus anexos (art. 30).
- Compare la convocatoria con el reglamento: medios, anticipación y orden del día. Vea cómo organizar una asamblea.
- Revise la lista de asistencia contra los votos registrados y los poderes.
- Recalcule cada votación con la base correcta.
- Compruebe si algún acuerdo excede las facultades de la asamblea; vea qué se puede decidir.
Si hay motivos, la vía es judicial. Dos normas orientan sobre el tribunal: el artículo 17 de la Ley 5038, que envía a la jurisdicción de tierras los pleitos entre propietarios por la administración de lo común o por cómo se interpreta o ejecuta el reglamento, y el artículo 102 de la Ley 108-05, que da competencia al Tribunal de Jurisdicción Original cuando el asunto toca derechos, cargas o gravámenes registrados. La Ley 5038 no fija un plazo propio para impugnar acuerdos; los plazos aplicables y el tribunal competente dependen de la acción, así que consulte a un abogado cuanto antes en lugar de esperar.
Un acta que se pueda defender
El mejor momento para redactar el acta es durante la asamblea, no una semana después. En CondoSoft, las asambleas se conducen con un notario asignado que registra la asistencia por unidad. Al completarse, el sistema genera el PDF de resultados, un acta del consorcio con el quórum y el resultado de cada punto, y borradores del acta notarial y de la compulsa, y los guarda en la biblioteca de documentos del condominio. El acta debe revisarse y firmarse según el reglamento, y los documentos notariales son borradores que solo el notario puede validar.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 17, 25, 28, 29, 30, 32 y 33. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Resolución núm. 788-2022, que establece el Reglamento General de Registro de Títulos, 27 de octubre de 2022. Arts. 127 y 130. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Resolucion/Resolucion_788-2022.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Ley núm. 140-15 del Notariado e instituye el Colegio Dominicano de Notarios, 7 de agosto de 2015. Arts. 30, 31, 44 y 45. Texto publicado por el Poder Judicial: https://poderjudicial.gob.do/wp-content/uploads/2021/06/LEY_ley_notariado.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Suprema Corte de Justicia. Normativa de la Jurisdicción Inmobiliaria, 3.ª ed., 2011: Ley núm. 108-05 de Registro Inmobiliario, arts. 102 y 124 (redacción vigente del art. 33 de la Ley 5038). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Download/51-07.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
