Pongamos un caso inventado, aunque muy reconocible para quien ha administrado un edificio. Se va la luz un martes a las ocho de la noche, la planta intenta arrancar dos veces y se queda callada. El técnico llega al otro día y encuentra baterías agotadas y un filtro que debió cambiarse hace meses. El servicio dependía de que alguien se acordara de llamar.
El mantenimiento preventivo casi nunca falla por falta de dinero o de técnicos. Falla porque vive en la memoria de una persona, en el cuaderno del conserje o en un chat que nadie vuelve a leer. Este artículo trata de sacarlo de ahí.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Qué dice la norma y qué dice el fabricante
La ley. Salvo que el reglamento diga otra cosa, el administrador atiende "a la guarda de las cosas comunes y a su conservación y mantenimiento en buen estado de uso" (Ley 5038, art. 14). Puede ordenar reparaciones menudas sin la asamblea y las demás solo en urgencias, avisando de inmediato a los propietarios (art. 29), y los gastos ordinarios siguen el presupuesto que se aprueba cada año (art. 32). El plan es de la administración; el dinero para cumplirlo lo aprueba la asamblea.
El reglamento contra incendios. Aquí sí hay reglas con frecuencia. El R-032 manda inspeccionar y mantener los sistemas contra incendios de edificios existentes según las normas NFPA que cita, como la NFPA 25 y la NFPA 10 (R-032, art. 13). Los extintores se inspeccionan "a intervalos de 30 días" y se lleva "un registro escrito de las inspecciones realizadas a cada extintor" (art. 422). El mantenimiento de las bombas contra incendio es responsabilidad de los propietarios (art. 347). Y, según el artículo 15 en la redacción del Decreto 364-16, en el edificio debe haber una copia de los planos aprobados del sistema y la bitácora de mantenimiento.
El fabricante y el contrato. Para la planta eléctrica, las bombas de agua potable y los ascensores en uso no encontramos una norma dominicana que fije frecuencias; lo explicamos con más detalle en el plan de mantenimiento y emergencias para torres. La frecuencia sale del manual del equipo y del contrato con la empresa de servicio. Lo que alguien le presente como "obligatorio por ley" sin decirle cuál ley es, casi siempre, buena práctica.
El problema práctico: nadie lleva la cuenta
Muchas veces el plan existe en papel. Lo que falta es el seguimiento: saber qué toca esta semana, a quién se le pidió y si se hizo. Tres cosas lo resuelven, con o sin software.
- Un expediente por equipo. Marca, modelo, serie, fecha de instalación, garantía y quién le da servicio. Sin eso, cada técnico nuevo empieza de cero.
- Un calendario con antelación. Si el proveedor de ascensores necesita que lo llamen con una semana, la tarea tiene que aparecer una semana antes, no el mismo día.
- Un registro de lo que se hizo. Fecha, quién, qué encontró y cuánto costó. Esa es la bitácora que pide el R-032 para el sistema contra incendios y la que usted enseña cuando un propietario pregunta en qué se fue el presupuesto; vea rendición de cuentas del administrador.
Cómo hacerlo en CondoSoft
Registrar los equipos
En el menú lateral, Mantenimiento › pestaña Activos y equipos › Nuevo equipo. El formulario pide nombre, tipo (ascensor, planta eléctrica, bomba o sistema de bombeo, sistema contra incendios, portón, piscina, entre otros), ubicación, fabricante, modelo, serie, fecha de instalación, garantía y proveedor de servicio. La ficha del equipo muestra si la garantía está vigente, sus planes preventivos, las órdenes abiertas y el historial de intervenciones.
Programar el plan preventivo
En Plan preventivo › Nuevo mantenimiento se indica el equipo, cada cuánto se repite (de 1 a 365, en días o en meses), la primera fecha y la antelación, que por defecto es de 7 días y admite hasta 90. También se elige la prioridad, si responde el técnico del equipo o un proveedor externo, y se escriben las instrucciones que el técnico verá en cada orden.
Para un ejemplo hipotético: la inspección de extintores, cada 30 días con antelación de 3; el servicio de la planta, cada 3 meses con antelación de 10 para coordinar con el proveedor; la limpieza de cisternas, cada 6 meses. Las frecuencias las pone usted a partir del manual y del contrato; el sistema no las sugiere.
Dejar que las órdenes lleguen solas
Cada día a las 5:30 AM, hora de Santo Domingo, CondoSoft revisa los planes y genera la orden preventiva cuando la próxima fecha, menos la antelación, ya llegó. La orden hereda el título, las instrucciones, la prioridad, el equipo y el responsable, y el plan avanza a la siguiente fecha. Si el proceso se repite, no duplica órdenes. Si el técnico asignado ya no tiene acceso vigente, la orden queda sin asignar para que alguien la reparta.
El panel resume solicitudes por clasificar, órdenes abiertas, órdenes vencidas y repuestos bajo el mínimo.
Seguir cada orden hasta cerrarla
Las órdenes tienen un número OT-…, un tipo (preventiva o correctiva) y una fecha límite según la prioridad. Una urgente pide primera atención en 2 horas y solución en 24; una normal, 24 horas y 7 días. La que pasa su fecha límite se marca como vencida.
Dentro de la orden se asigna el técnico o el proveedor, se avanza por los estados (asignada, en curso, en pausa, completada, cerrada) y se registra el consumo de repuestos del inventario. Al completarla se anota el trabajo realizado y, si se quiere, el costo de mano de obra. Cada cambio queda en el historial. El técnico entra con su propio usuario y solo ve las órdenes que le asignaron.
Las averías que reportan los residentes desde el portal, con hasta cinco fotos, llegan como solicitudes. La administración las clasifica y crea la orden correctiva. Cuando la orden se completa, el residente confirma si quedó resuelto; si no responde, la solicitud se cierra sola a los 7 días.
Lo que el sistema no hace
- No programa por horas de uso. La frecuencia es solo en días o en meses. Si el fabricante de la planta indica el cambio de aceite por horas de operación, calcule un intervalo aproximado en meses y pida al técnico que anote el horómetro en el trabajo realizado.
- El checklist es texto. No tiene casillas que el técnico marque una por una ni firma. Para el registro por extintor que pide el R-032, conviene que el técnico escriba el resultado de cada uno en la orden o que se guarde el formulario de la empresa contratada.
- Las fotos son del residente. El técnico no adjunta fotos a la orden; deja comentarios y notas.
- No factura el trabajo. El costo de mano de obra es informativo y los repuestos se descuentan del inventario, sin generar cargos a nadie.
- No hay aplicación móvil nativa ni conexión con sensores de los equipos. El técnico trabaja desde el navegador.
Para empezar sin complicarse
No hace falta cargar todo el edificio en una tarde. Empiece por los tres equipos que más daño hacen cuando fallan, que casi siempre son la planta, las bombas y el ascensor, y por el sistema contra incendios, que es el único con una frecuencia reglamentaria clara. Ponga en el presupuesto anual lo que cuestan esos servicios; en presupuesto, cuotas y fondo de reserva está cómo hacerlo. Y si algún día cambia la administración, el expediente de cada equipo y su historial deberían formar parte de la entrega, como explicamos en cómo contratar o cambiar de administrador.
Si quiere ver cómo quedaría su propio calendario, puede crear una cuenta en CondoSoft y probarlo 14 días sin costo con sus equipos reales. Las frecuencias siguen siendo las del fabricante y de la norma; el sistema solo se encarga de que no se olviden.
Fuentes y referencias
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 14, 29 y 32. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones. Reglamento para la seguridad y protección contra incendios (R-032), aprobado por el Decreto 85-11 del 24 de febrero de 2011. Arts. 13, 347 y 422. Copia publicada por el Ministerio de Educación: https://www.ministeriodeeducacion.gob.do/docs/direccion-general-de-gestion-de-riesgos/oQe8-r-032-reglamento-incendio-modpdf.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Decreto núm. 364-16 que introduce modificaciones al Reglamento para la seguridad y protección contra incendios, Gaceta Oficial núm. 10864, 7 de diciembre de 2016. Art. 1 (nuevo art. 15). Publicado por el MIVHED: https://mivhed.gob.do/wp-content/uploads/2026/04/Decreto-364-16.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
