El dueño de un apartamento que vive en Nueva York o en Santiago no quiere saber de la bomba del edificio ni del inquilino que pagó tarde. Quiere recibir su dinero el mismo día de cada mes y entender, en una hoja, por qué este mes le llegó menos. Una administradora que maneja veinte o treinta inmuebles de terceros se juega la relación en esa hoja.
El problema rara vez es cobrar. Es todo lo que rodea al cobro: el depósito que se mezcla con la cuenta operativa, la reparación que se pagó y nadie descontó, el inventario de entrada que no existe cuando el inquilino se va y deja la nevera dañada.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Lo que pide la Ley 85-25
La Ley 85-25 sobre Alquileres de Bienes Inmuebles y Desahucios, promulgada el 14 de agosto de 2025, es la que rige hoy los alquileres de vivienda y comercio. Para quien administra por cuenta del dueño, estos artículos son los de uso diario:
- Representación. "Cualquiera de las dos partes puede hacerse representar mediante poder especial" (art. 3, párr. I). La administradora actúa por el propietario, y conviene que ese poder o contrato de mandato diga hasta dónde llega.
- Renta y recibos. La renta se paga por meses, salvo pacto en contrario, y el propietario debe entregar recibo por las sumas recibidas, salvo que se haya pactado otra forma de acreditar el pago (art. 6).
- Depósito. En vivienda, el propietario puede exigir como depósito "un monto no mayor de dos meses del precio del alquiler"; en comercio se acuerda entre las partes (art. 13). Previo acuerdo entre las partes, la suma puede depositarse en el Banco Agrícola o en el Banco de Reservas de la zona del inmueble (art. 15).
- Devolución. Recibido el inmueble conforme, el depósito se devuelve sin más trámite. Si el propietario constata que no se entregó en las condiciones pactadas, puede retenerlo total o parcialmente, pero debe comunicarlo por escrito al inquilino "dentro de un plazo no mayor de cinco días calendario" desde la recepción, con evidencias objetivas como "fotografías, cotizaciones y presupuestos" (art. 16).
Ese último punto es el que más discusiones evita o provoca. Sin un acta de entrada con el estado de cada cosa, las fotos de salida no prueban mucho.
Sobre la fuente: usamos el texto de la ley reproducido por un despacho jurídico, como en nuestro artículo sobre inquilinos en condominios. Cotéjelo con la Gaceta Oficial antes de actuar.
La relación con el dueño es un mandato
Interpretación. Cuando la administradora cobra y paga por el propietario, actúa como su mandataria. El Código Civil define el mandato como el acto por el cual una persona da a otra poder para hacer algo por ella y en su nombre (art. 1984), y obliga al mandatario a "dar cuenta de su gestión" y a entregar al mandante todo lo que recibió en virtud de su poder (art. 1993). Por eso la liquidación mensual no es una cortesía: es la forma práctica de rendir esa cuenta. La misma lógica aplica al administrador de un condominio; la desarrollamos en rendición de cuentas del administrador.
Los impuestos del alquiler corresponden al propietario, no a la administradora ni al condominio. Confirme cada caso con su contador; algunos datos vigentes están en RNC, impuestos y empleados.
Cómo hacerlo en CondoSoft
El módulo de Alquileres está pensado para administradoras que gestionan inmuebles de terceros. Cada inmueble tiene un propietario y puede estar vinculado a una unidad de una comunidad que usted administra o ser independiente, como un local suelto.
Cartera y contrato
La pantalla principal muestra los inmuebles arrendados y disponibles, la renta mensual vigente, las rentas vencidas por cobrar y los depósitos en custodia, siempre separados por moneda.
El contrato se crea con un asistente de tres pasos. En Condiciones se fijan la moneda (DOP o USD, una sola por contrato), la vigencia, la renta, el depósito, el día de pago, el recargo por mora con sus días de gracia y la comisión de administración, en porcentaje de lo cobrado o en importe fijo. Al activarlo, el sistema genera el calendario de rentas y no permite otro contrato vigente con fechas solapadas en el mismo inmueble. Las enmiendas y renovaciones crean versiones nuevas que no se pueden editar ni borrar.
Un detalle para leer bien la ficha: el «Saldo pendiente» es solo lo vencido, es decir, las rentas y cargos cuya fecha ya pasó sin pagarse. Las rentas que todavía no llegan a su fecha se muestran aparte, en una línea «Por vencer» debajo del saldo. La captura se tomó antes de ese ajuste y por eso la tarjeta suma las siete rentas futuras del contrato (DOP 224,000); hoy el saldo pendiente estaría en cero, porque ninguna renta está atrasada, y esos DOP 224,000 figurarían como «Por vencer». El inquilino ve la misma separación en su portal.
Depósito e inventario
El depósito se registra como un pasivo, no como un ingreso: es dinero que se custodia y se devuelve. Dónde se guarda físicamente, si en una cuenta de la administradora o en el Banco Agrícola como prevé el artículo 15, lo deciden las partes; el sistema registra la custodia.
El inventario de entrada lleva la fecha, las llaves entregadas, las lecturas de luz, agua y gas y hasta 10 elementos con su estado y una foto privada. Se firma escribiendo el nombre de quien firma por el inquilino y marcando que revisó el acta.
Al terminar el contrato, la liquidación del depósito se propone con deducciones por categoría (daños, limpieza, rentas pendientes, llaves) y otra persona distinta la aprueba. Ese doble control no sustituye el aviso escrito al inquilino que exige el artículo 16, con su plazo de cinco días: ese aviso lo envía usted.
Liquidación al propietario
En Liquidaciones › Nueva liquidación se elige el propietario, la moneda y el período, y se calcula la vista previa: renta cobrada, menos comisión, menos gastos por cuenta del propietario, igual a neto a pagar. Las reparaciones a cargo del dueño y los gastos que usted registre en la ficha del inmueble se descuentan en la liquidación siguiente.
La liquidación nace en borrador, la aprueba una persona distinta de quien la creó y, cuando se transfiere el dinero, se registra el pago con fecha y referencia. El propietario la ve y descarga en PDF desde Mis inmuebles, en el portal.
Lo que conviene saber antes
- No hay pago en línea de rentas. El inquilino reporta su transferencia o depósito con el comprobante y la administración lo verifica.
- No emite comprobantes fiscales. El PDF de la liquidación es un documento informativo, y los cobros tienen número de recibo, pero no hay descarga del recibo en PDF.
- No convierte monedas. Un contrato en dólares se queda en dólares, y cada liquidación va en una sola moneda.
- La firma del inventario no es firma electrónica, y el contrato firmado se sube como documento: el sistema no lo redacta desde una plantilla.
- La mora se aplica una vez por renta vencida, pasados los días de gracia; no se acumula por día.
- Las liquidaciones son de la empresa. Un administrador limitado a una sola comunidad no las ve.
Ejemplo hipotético
Caso inventado. Un apartamento alquilado en RD$38,000 al mes con comisión del 8 %. En agosto se cobró la renta completa y se pagó una reparación de RD$2,500 a cargo del propietario. La liquidación queda así: RD$38,000 − RD$3,040 de comisión − RD$2,500 de gasto = RD$32,460 netos. El dueño recibe ese monto y un PDF con cada partida. Si en septiembre pregunta por qué no le llegaron RD$34,960, la respuesta ya está escrita.
Para quien quiera probarlo
Si su administradora lleva los alquileres en hojas de cálculo y quiere ver cómo quedaría un mes real de liquidaciones, puede registrarse en CondoSoft y usarlo 14 días sin costo. Y si además administra el condominio donde están esos apartamentos, el informe mensual a propietarios sigue la misma idea de cuentas claras.
Fuentes y referencias
- Ley núm. 85-25 sobre Alquileres de Bienes Inmuebles y Desahucios, promulgada el 14 de agosto de 2025. Arts. 3, 6, 13, 15 y 16. Texto reproducido por Guzmán Ariza: https://drlawyer.com/espanol/leyes/ley-85-25-sobre-alquileres-de-bienes-inmuebles-y-desahucios/ (consultado el 30 de septiembre de 2026). La copia oficial de la Consultoría Jurídica del Poder Ejecutivo no estaba accesible en la fecha de consulta.
- Registro Inmobiliario. Código Civil de la República Dominicana, edición de agosto de 2007. Arts. 1984 y 1993 (mandato). https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Codigos/Codigo_Civil_RD.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026). Su aplicación a la administradora de alquileres es una interpretación.
