Son las siete de la noche de un viernes. En la garita hay tres carros en fila, el vigilante llama por el intercomunicador al 60-3A y nadie contesta, y el del segundo carro jura que lo están esperando en el 60-5C. Mientras tanto, el cuaderno de visitas va llenándose de nombres y números de cédula escritos a la carrera. El lunes, si alguien pregunta quién entró el viernes a las nueve, habrá que descifrar la letra de tres turnos distintos.
Ese es el problema real del control de visitantes en muchos residenciales y torres de la República Dominicana: no falta información, sobra. Se anotan datos que nadie consulta, y lo que de verdad importa (quién autorizó, a qué unidad va, si ya salió) no aparece por ningún lado.
Nota: Información general; su aplicación depende de los documentos y circunstancias del inmueble y puede requerir asesoría profesional.
Qué pide la ley y qué se decide en casa
La Ley 5038 dice que los propietarios forman un consorcio «a los fines de la buena administración y goce de las cosas comunes» (art. 9), y que el administrador atiende «a la guarda de las cosas comunes» (art. 14). La garita y el lobby son cosas comunes, así que el control de acceso es una tarea de la administración. El detalle, sin embargo, no está en la ley: horarios, quién puede autorizar, qué pasa con los contratistas o con las mudanzas. Eso se fija en el reglamento o en las normas internas que apruebe la asamblea; lo explicamos en el reglamento de condominio.
Donde sí hay una regla legal es en los datos. El registro de visitas es un archivo de datos personales, y la Ley 172-13 exige que los datos que se recojan sean «adecuados, pertinentes y no excesivos» para una finalidad determinada (art. 5, num. 8), que se protejan con medidas técnicas y organizativas (art. 5, num. 5) y que solo accedan quienes tengan derecho (art. 13, num. 6). En el artículo sobre cámaras, visitantes y privacidad desarrollamos ese marco; aquí vamos a lo práctico.
Lo que la ley no dice importa igual: no fija cuánto tiempo guardar un registro de visitas. Ese plazo lo decide el condominio según su finalidad, y conviene que quede por escrito. Cuando un dato se cancela, queda bloqueado solo para atender posibles responsabilidades mientras duren sus plazos de prescripción (art. 15). Que un cuaderno con cédulas guardado cinco años en una caja cumpla el principio de datos no excesivos es, en nuestra interpretación, muy difícil de sostener.
Cómo se resuelve en la práctica
La receta que funciona, con o sin sistema, tiene cinco piezas:
- Separar al visitante esperado del que llega sin aviso. Si el residente avisó antes, la garita solo tiene que comprobar que el aviso existe y sigue vigente. El intercomunicador queda para los imprevistos.
- Que el aviso sirva una sola vez. Un código que vale para siempre termina circulando en un grupo de WhatsApp.
- Pedir lo mínimo. Nombre, unidad de destino, hora y, si hace falta, la placa. Fotografiar la cédula de cada visitante rara vez se justifica.
- Registrar la salida. Sin salida, no se sabe quién sigue dentro.
- Tener un plazo de borrado y cumplirlo.
Un ejemplo hipotético: en la torre de doce pisos, la señora del 60-3A espera al técnico del aire acondicionado el jueves entre 9:00 a. m. y 12:00 m. Con un pase previo, el técnico enseña el código en la garita, el vigilante lo valida y en un minuto está subiendo. Si ese mismo técnico vuelve el viernes con el mismo código, la garita ve que ya se usó y llama a la unidad.
Cómo se hace en CondoSoft
En CondoSoft la recepción funciona desde el navegador de una tableta o computadora en la garita o el lobby. Hay dos caminos, según el visitante venga anunciado o no.
El residente autoriza desde el portal
En el portal, el residente entra a «Visitas» y pulsa «Autorizar visita». Llena el nombre del visitante, el tipo de visita (invitado, contratista, entrega, mudanza o servicio técnico), las fechas «Válido desde» y «Válido hasta» y, si hace falta, las personas, la placa y unas indicaciones para recepción. El propio formulario advierte que no se incluyan cédula, teléfono ni datos privados en esas indicaciones.
Al pulsar «Generar código», el sistema muestra un QR y un código manual. Ese código se enseña una sola vez: el residente debe compartirlo en ese momento, por su cuenta, porque CondoSoft no lo envía por WhatsApp ni por correo. Si lo pierde, puede generar uno nuevo (el anterior deja de valer) o revocar la autorización. Un pase dura como máximo 30 días, y si el residente deja de estar vinculado a la unidad, portería lo rechaza aunque siga activo.
La garita valida el código
En «Recepción» › «Turno», el vigilante pulsa «Escanear QR» o escribe el código y pulsa «Validar». La respuesta es directa: «Acceso autorizado», «Código ya utilizado», «Autorización vencida», «Aún no es válida», «Autorización revocada» o «Código no válido». Si es válido, en pantalla aparecen solo el nombre, la unidad, las personas y la placa, y la visita pasa a la lista «Dentro de la comunidad». La lectura con cámara depende de que el navegador lo soporte; si no, se teclea el código.
El que llega sin aviso
Para el visitante no anunciado está «Recepción» › «Visitantes», con el formulario «Registrar visita»: nombre, tipo y motivo, residente que recibe y unidad (con buscador), y, si la administración lo decide, documento, teléfono, placa y foto. El documento se guarda cifrado y en pantalla solo se ven los últimos dígitos. Al pulsar «Registrar e imprimir etiqueta» sale una etiqueta con un número correlativo y un QR de salida de un solo uso; al irse, se escanea en «Salida con QR de etiqueta» o se pulsa «Registrar salida» en la fila.
Que el formulario permita pedir la foto y el documento no significa que haya que pedirlos siempre. Esa decisión es del condominio, y la regla de los datos «no excesivos» sigue aplicando.
Cuánto tiempo se guardan los datos
La foto, el documento, el teléfono, la placa y el nombre del visitante se anonimizan de forma automática pasado el período de retención, que es un ajuste general de la plataforma (90 días por defecto), no una opción que cada condominio configure. Queda un registro anonimizado con la fecha, la unidad, el motivo y las horas. Ese plazo es técnico, no legal: si su condominio necesita otro según su finalidad, debe documentarlo y coordinarlo con la administración.
Lo que el sistema no hace
Conviene decirlo claro antes de que alguien lo prometa en una asamblea:
- No abre portones ni talanqueras. No se integra con torniquetes, cámaras ni lectores de placas; informa el resultado y deja constancia.
- No avisa al residente cuando su visita entra. El único aviso automático de recepción es el de paquete recibido.
- No envía el pase por mensaje: el residente lo comparte.
- Trabaja con una comunidad a la vez en la pantalla de recepción.
Para los huéspedes de alquileres cortos, que son un caso aparte, vea inquilinos y alquileres de corta duración; y si el problema de su garita es más de parqueos que de personas, parqueos y áreas comunes.
Antes de cambiar la garita
Un cambio así funciona mejor si la asamblea o la directiva aprueba primero las reglas (quién autoriza, qué se pide al visitante sin aviso, cuánto se guarda) y después se elige la herramienta, no al revés. Si quiere ver cómo se vería en su residencial o su torre, puede probar CondoSoft gratis durante 14 días con su propia estructura de unidades.
Fuentes y referencias
- Ley núm. 172-13 que tiene por objeto la protección integral de los datos personales, Gaceta Oficial núm. 10737, 15 de diciembre de 2013. Arts. 5 (nums. 5 y 8), 13 (num. 6) y 15. Publicada por la Superintendencia de Bancos: https://www.sb.gob.do/regulacion/leyes/ley-no-172-13-proteccion-de-los-datos/ (PDF: https://www.sb.gob.do/media/4i1ploou/ley17213.pdf) (consultado el 30 de septiembre de 2026).
- Registro Inmobiliario. Ley núm. 5038 sobre Condominios, 21 de noviembre de 1958. Arts. 9 y 14. https://ri.gob.do/wp-content/uploads/Marco_Legal/Leyes/Ley_5038-1958.pdf (consultado el 30 de septiembre de 2026).
